Bcdi avancé
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Catalogage

A partir BCDI abonnement 2006 (version 1.71), la  structure de base de données  Notices / Documents n'a plus cours.

Les champs de la table "Notices" et de la table "Documents" ont été fusionnés dans un masque de saisie organisé autour d'un onglet "description bibliographique " et d'un onglet " analyse documentaire".
Tous les documents, ont désormais une notice générale OBLIGATOIRE  qui est la fusion des anciennes fiches "Document" et "Notice générale".

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Type et forme de Nature

Le champ "type de nature" lors du catalogage permet de partitionner le fonds documentaire en deux grandes catégories : les documents à  caractère "documentaire" et les documents à caractère "fictionnel".
Les masques utilisé pour le catalogage, sont contextualisés en fonction du support (livres, périodiques, internet) et du type de document (imprimé, ressources numériques) et du type de nature (documentaire ou fiction)

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Description documentaire

La description documentaire correspond à la description physique du document.

La touche F2 ouvre la fenêtre des existants classés alphabétiquement. Le curseur se positionne dans la liste au plus près des caractères saisis

Au moment de la saisie, toute création d’une nouvelle forme dans une nomenclature (forme n’étant présente ni dans l’index des existants, ni dans les valeurs conseillées) est signalée par un message d’alarme.

Le champ "significatif" permet préciser si les mots du titre sont significatifs. si la valeur est NON une recherche sur un mot du titre ne prendra pas en compte la notice

L'ISBN est automatiquement calculé à  partir du code à barres EAN et réciproquement. Une fenêtre vous demande si vous voulez créer un ISBN à  10 chiffres ou à  13 chiffres (si vous avez saisi une date de parution postérieure au 31/12/2006).

La conversion d’un ancien code ISBN-10 en code ISBN-13 compatible avec la norme EAN est automatique les trois premiers chiffres valent « 978 » (978 est le premier des identifiants attribués aux livres dans la codification EAN) ; les neuf chiffres suivants sont les neuf premiers chiffres de l’ISBN (code de la zone géographique, code de l’éditeur, numérotation interne à l’éditeur) ;

Lorsque le champ «code ISBN » dans la fiche Éditeur est rempli, chaque fois que l' ISBN est saisi lors du catalogage, l’éditeur correspondant est automatiquement proposé.

Le champ «code ISBN » de Bcdi est composé des 2 premiers segments sans le deuxième tiret de l’ISBN à 10 chiffres ou du deuxième et 3e segment sans le tiret de l’ISBN à 13 chiffres.

Si on saisit deux ISBN, les 2 éditeurs correspondants sont automatiquement proposés.

De même pour une collection, si le champ ISSN est renseigné. Par la suite, chaque fois que validez le champ ISSN de la description, la collection est saisie automatiquement.

Un nouveau champ "catalogage" est apparu en Notices. S'il est rempli avec "oui" la notice sera affichée dans e-sidoc lors d'un résultat de recherche, dans le cas contraire elle ne sera pas visible.

Des outils ont été développés dans le menu "Gestion du fonds" pour permettre la mise en cohérence des nomenclatures discipline, niveau, fonctions, langues, Natures, type de nature, genre, public. Les nomenclatures sont écrites dans des fichiers au format texte qui s'enrichissent au fur et mesure que de nouveaux termes sont déclarés.

De même en 2011, le menu "Gestion du Fonds" / "Auteurs, Editeurs, Collections" s'est enrichi de deux fonctionnalité " Mettre en cohérence" et "Suppression des fiches orphelines"..

Analyse documentaire

L'analyse est la description intellectuelle du document.

Dans l'onglet "Analyse documentaire", le champ " Proposition de cote pour les exemplaires"  définit la cote proposée à  chaque exemplaire créé. Si la cote est modifiée ultérieurement un message indique désormais « Cette modification de cote n' est pas reportée en exemplaire(s) ».

Dans les masques de catalogage, le titre apparaît désormais également dans l’onglet "Analyse" (en grisé puisqu’’il est répété).

En cliquant sur le bouton "Descripteurs" à partir d’un masque de catalogage, le thésaurus est présenté par défaut en liste permutée. (La liste permet de retrouver dans l'ordre alphabétique tous les termes et toutes les expressions de MOTBIS contenant la chaîne de caractères saisie). En consultation du thésaurus côté gestionnaire, le bouton « Thématique » est devenu « Terminogramme », pour plus de cohérence avec la terminologie employée dans les thésaurus. Les noms des rapports ont également été rendus plus explicites.

Le bouton Parties composantes  

Ce bouton vous permet de créer des notices de partie reliées automatiquement à la "Notice générale" du document. Cette saisie se décompose à  son tour en un onglet "Description bibliographique" et un onglet " Analyse documentaire" attaché à la notice générale de description du document.

Les champs en bleu-gris et bistrés ne sont que des rappels du document auquel cette partie sera reliée, ils ne sont donc pas à saisir.

Il est désormais possible de dupliquer une notice de partie et de la rattacher à une autre Notice générale à partir des masques de catalogage (il n’est plus nécessaire de passer par l’Édition des tables).

Le bouton Exemplaire : création d'un (ou plusieurs) exemplaire(s).

Remarquez que le champ "Cote Exemplaire" et "coût" ont été renseignés automatiquement avec les valeurs des champs "Cote" et "Coût" saisis en Notices générale. Vous pouvez cependant les modifier si vous le jugez nécessaire.

Tutoriels en ligne sur le catalogage et le bulletinage