Bcdi avancé

Gestion des prêts

Gestion des champs : N° d’exemplaire / Code exemplaire et N° d’emprunteur / Identité E.

La principale innovation introduite en 2010 concerne le respect des contraintes d'intégrité pour les champs : N° d’exemplaire / Code exemplaire et N° d’emprunteur / Identité E.

Il devient possible dans le mode "Admin" de préciser dans l'onglet "Gestion des autorisations" que les prêts se font uniquement «Par code emprunteurs» et «Par code exemplaire».

En cas d’erreur de saisie ou de code erroné, il n’y a plus de basculement automatique vers les champs N° d’exemplaire et N° d’emprunteur. Il n’y a alors plus de renvoi systématique sur les champs N° d’exemplaire et N° d’emprunteur lorsque le Code exemplaire et l’Identité E. n’existent pas.

Dans le menu "Prêts, Retours, Prolongations" seuls les boutons "Gestion des emprunteurs" et "Gestion des exemplaires" permettent de modifier les fiches. Les boutons "Emprunteur" et "Exemplaire" ne permettent que la consultation.

Dans les menus "Prêts, Retours, Prolongations" et ", Réservation" lorsque l'on saisit un nom ou un numéro d'emprunteur, un bouton œil apparaît en cliquant dessus la photo s'ouvre

Lorsque l'on fait apparaître la liste des prêts et réservations en cours, il est possible en cliquant sur l'intitulé d'une colonne de faire un tri ascendant ou descendant.

Gestion des Emprunteurs

Pour permettre aux utilisateurs de consulter leur compte, de réserver sur Bcdiweb e-sidoc le champ mot de passe ne doit pas être vide.

L'identification permet aux utilisateurs sur e-sidoc d'enregistrer leurs équations de recherche ou leurs paniers de Notices et de communiquer par mél ou sous forme de flux rss le fruit de leur recherche.

L'identification e-sidoc permet aussi aux usagers d'accéder aux ressources externes auxquelles l'établissement est abonné.

Le CRDP de Poitiers propose désormais un nouveau service en ligne pour attribuer automatiquement un mot de passe aux emprunteurs   
Si la gestion des prêts se fait avec l' Identité E ou avec un code à barres sur la carte emprunteur, il est aussi possible d'attribuer comme mot de passe le e n° Emprunteur comme

Le champ "Message" de la fiche emprunteur s'affiche lorsque la fiche emprunteur est sélectionnée lors d'un prêt.

Actuellement la fiche emprunteur ne dispose que d'un seul champ " Tél " ce qui oblige lors de l'importation des données de Sconet à sélectionner soit le champ téléphone des parents soit le champ téléphone portable de l'élève.

Le fichier "Emprunteurs" s’enrichit d'un champ supplémentaire le "Type d'emprunteur" qui peut prendre 3 valeurs : "Responsable de série", "Usager" et "Anonyme".

Affichage des photos d'emprunteurs.

Il est désormais possible d’afficher la photo des emprunteurs au moment d’un prêt

Tri des listes avec les intitulés de colonne.

En Gestion du prêt > Prêts, retours, prolongations, réservations apparaît la liste des Prêts ou réservations en cours que l'on peut classer en cliquant sur l’intitulé d’une colonne (remarquez alors que l’intitulé de la colonne devient bleu pour un tri ascendant ou rouge pour un tri descendant).

Forums

Il est désormais possible de retrouver et de modifier ces fiches « Forum » côté gestionnaire. En Recherche Gestionnaire, à partir du bouton « Rappeler », sélectionnez la macro procédure « ©Lister les commentaires (forum).mac »

Évolutions 2011

La principale innovation concerne en matière de gestion concerne le prêt des séries d'exemplaires. En matière de consultation le fait majeur est la montée en puissance d'e-sidoc pour les fonctions de consultation, d'édition de contenu documentaire, d'accès aux ressources externes et la question de l'intégration du système d'information documentaire avec les autres systèmes d'information.de légalisèrent ou avec les diverses ressources numériques en ligne.

La gestion des séries

Le fichier "Exemplaires" s’enrichit d'un nouveau champ "Série"  La création d'une "série" se fait à partir d'une notice par l’interface de création d’exemplaires avec l'onglet "Création d’une série". Une série d'exemplaires peut être prêtée à un "Responsable de série".

Dans le fichier "Emprunteurs" 'un champ supplémentaire le "Type d'emprunteur" qui peut prendre 3 valeurs : "Responsable de série", "Usager" et "Anonyme" a été mis en place.

Gestion des exemplaires

Dans le fichier "Exemplaires" un nouveau support est apparu : la valise de documents

Ainsi si un exemplaire a en Support « Valise, boîte » un bouton spécifique apparaît lorsqu’’on affiche sa fiche permettant de gérer le contenu de la valise. Lorsqu’’on prêtera une valise, si elle « contient » des exemplaires, tous ses exemplaires seront prêtés automatiquement (ou manuellement, un à un), et au moment du retour, il sera possible de rapporter tous les exemplaires en une seule fois ou les rapporter un à un. Les exemplaires de la valise restent autonomes, il est ainsi possible de prêter un exemplaire d’une valise à quelqu'un d’autre que l’emprunteur de la valise.

En 2011, le fichier "Exemplaires" s'enrichit d'un nouveau champ "Série" qui peut prendre 3 valeurs " Tête de série", "Ex.de série", "Hors de série".

Une série est définie dans BCDI par une Notice générale à laquelle est rattaché un exemplaire " Tête de série" contenant une série d'exemplaires.

 La création d'une "série" se fait à partir d'une notice par l’interface de création d’exemplaires avec l'onglet "Création d’une série". Lors du catalogage d'un document, il est possible de créer la tête de série en même temps que le nombre d'exemplaires. La série peur aussi être crée ultérieurement pour une notice ayant plusieurs exemplaires. Il convient alors de sélectionner les exemplaires de la notice générale rattachés à la série.

Une série d'exemplaires peut être prêtée à un Responsable de série.

Seuls les emprunteurs Responsables de séries sont autorisés à emprunter une série.

Les répertoires des bases et les mots de passe utilisateurs sont désormais enregistrés sous forme cryptée dans le fichier AdmPar.Dat. Ils restent évidemment visibles dans les écrans d’administration.

Gestion du calendrier

Un calendrier des jours ouvrables permet de prendre en compte les périodes de vacances définies dans le calendrier pour la date de retour. Lors d'un prêt si la date de retour tombe sur un jour où le CDI est fermé, c'est le premier jour ouvrable suivant qui sera affiché.

Le calendrier se gère à partir du menu Gestion des prêts/Paramètres de prêts/Gestion d'un calendrier

Pour définir une plage de plusieurs jours faites glisser la souris pour sélectionner une plage de date ou définissez les dates de débuts et de fin dans les paramètres. Puis actionner le bouton « Ouverture » ou bien le bouton « Fermeture ». De même pour les jours de fermeture

Droits de prêt

Les "droits de prêt" permettent de définir des durées de prêt différentes en fonction du type de document et du type d'emprunteur. Il sera par exemple possible de définir que les romans sont empruntables trois semaines, les documentaires, une semaine et les autres documents 3 jours. Pour gérer le prêt avec les droits. Il faut procéder en 3 temps :

  1. Appliquer un "type de  prêt" à chaque "exemplaire". (Roman, Documentaire, Périodique, DVD, etc.)
  2. Définir un "droits de prêt". (Gestion du Prêt / Droits de prêt)
  3. Appliquer le droit de prêt à chaque emprunteur

Appliquer un "type de  prêt" à chaque "exemplaire".

L'affectation d'un "type de prêt" aux exemplaires se fait en utilisant le bouton "modification par lots".

Par exemple pour attribuer le type de prêt "roman" à tous les romans, faites une "recherche expert" sur le fichier Exemplaires", tapez l'équation Cote E. =R- pour retrouver tous les exemplaires dont la cote exemplaire commence par R et puis cliquez sur le bouton "modifier par lots", sélectionnez le champ "Type de prêt" et remplacez le type de prêt pour toutes fiches sélectionnées par "Roman".

Résultat obtenu dans le fichier "Exemplaires".

Définir les "droits de prêt".

Les "Droits de prêt" se définissent à partir du menu "Gestion des prêts" / "Droits de Prêt".

Le terme générique pour désigner tous types de Prêt est "autre".

Dans l'exemple suivant, le droit intitulé "prêt" affectera une durée de 15 jours aux Romans et de 8 jours à tous les autres documents et limitera le prêt à un roman et un autre document

Appliquer un droit de prêt aux emprunteurs

De même pour l'attribution d'un "Droit de prêt" aux emprunteurs. Faites une recherche sur le fichier "Emprunteurs", sélectionnez les emprunteurs avec l'équation Statut M. = ~Elève~ . Faites avec une "modification par lots" et remplacez pour le champ "Droits" la valeur actuellement vide par le nom du "droit de prêt " défini à l'étape 2 (Utilisez le bouton pour récupérer l'intitulé exact).

Le résultat dans la fiche emprunteur est illustré ci -dessous.

Si le champ "Message" de la fiche "Emprunteur" est renseigné, le contenu du message apparaîtra au moment d'un prêt.

Définir un droit "exclusion de prêt ".

Pour définir une exclusion du prêt, il suffit de définir un "droit de prêt" avec une durée de prêt égale à 0 à pour tous

Ensuite dans la fiche emprunteur remplacez le droit de l' emprunteur"prêt" par le droit "exclu".
Vous pouvez aussi ajouter un message "exclu jusqu'à telle date". Ce message sera rappelé lorsque l'emprunteur sollicitera un prêt.

Remarque : si aucun " type de prêts" n'est défini à un exemplaire, ce sont les "paramètres généraux de prêt" qui s' appliquent.

Prolongations des prêts

Vous pouvez utiliser le bouton « Tout sélectionner » pour cocher automatiquement tous les exemplaires.

Au choix, vous pouvez :

- choisir une date (qui sera la future Date de retour prévu de la fiche de prêt). Cliquez sur le bouton à droite de la date pour faire afficher un calendrier qui pourra vous assister dans le choix de cette date

- prolonger d’un certain nombre de jours : cochez « Prolonger de » et tapez un nombre de jours. Un bouton permet aussi de "Tout Sélectionner"

Cliquez sur le bouton disquette pour enregistrer vos modifications.

Nota : si une réservation est portée sur un des exemplaires, cela vous est indiqué.