Bcdi avancé
Rapports

Édition de rapports

Les rapports sont des modèles qui permettent l'édition personnalisée des informations extraites de BCDI.

Les rapports permettent une édition des informations sous différentes formes :papier ou numérique au format pdf et au format html.

Création de rapports avec l'assistant.

Pour concevoir les rapports BCDI propose un assistant organisé et un mode expert. Ce dernier permet d'affiner la mise en page ou bien d'associer un code informatique au rapport. N'hésitez pas à consulter l'aide lors la création de rapport.Aide

L’assistant de l’éditeur de rapport a été actualisé pour prendre en compte l'évolution de la structure du logiciel. Les champs du fichier "Notices" sont présentés en deux listes "champs de description"," champs d’analyse" correspondant aux 2 onglets de saisie.

L'assistant est organisé autour de quatre onglets.

L’onglet "Données".

Attention : Un rapport est rattaché à une recherche à une table spécifique. La première étape est de préciser le nom de la table à la quelle est attaché le rapport..

Ensuite il faut sélectionner les champs que l'on souhaite insérer dans le rapport.

Ces champs peuvent provenir de différentes "tables" liées au fichier maître.

La liste des "tables" et des "champs" n'est pas toujours visible dans son intégralité, parfois il faut utiliser les ascenseurs pour visualiser la liste des fichiers liés ou faire défiler la liste des champs.

L’ordre d’affichage des champs peut être modifié avec les petites flèches à côté de la colonne "champs sélectionnés".

L’onglet "Groupes".

C’est à partir de cet onglet qu'est générée la façon dont les données « maître » seront triées et regroupées dans le rapport.

L’onglet "Détails".

C’est à partir de cet onglet que vous sélectionnerez les données secondaires, ou données « détails » que vous voulez voir apparaître dans votre rapport.
Les tables « détails » sont les tables associées au fichier « maître ». Par exemple les champs du fichier "Prêts" sont des détails d'une requête sur le fichier "Emprunteurs".  

L’onglet " Disposition".

Cet onglet permet de préciser les paramètres de mise en page.

Étape 1 : Donnez un titre.
Étape 2 : Choisissez  une disposition orientation (portrait ou paysage)
Étape 3 : Dans « Données maître », choisissez un affichage «Étiquette » ou  « Tableau ».
Étape 4 : Cochez l’option « ligne » si vous souhaitez que chaque donnée soit séparée des autres par une ligne ou non.

Enregistrement du rapport.

Lorsque vous enregistrez votre rapport, l'assistant vous demande de donner et un nom au rapport.

L'assistant crée deux fichiers dans le dossier "Rapports". Un fichier qui porte l'extension md3 et un fichier qui porte l'extension "fr3"

Le fichier avec l'extension" md3" enregistre les paramètres de l'assistant de rapport. Ces paramètres seront rappelés par l' assistant lors d'une modification ultérieure.

Le fichier avec l'extension "fr3 est directement utilisable dans BCDI.

Les rapports sont enregistrés dans le dossier "Rapports" du dossier parent du programme utilisé pour leur création (BcdiCli ou BcdiServ selon les cas). Si plusieurs ordinateurs sont utilisés pour la gestion du centre de documentation les fichiers *.fr3 et *.md3 doivent être recopiés dans les dossiers "Rapports" de chacun des postes.

Sauvegarder vos rapports.

Remarque : Il est prudent de recopier les fichiers rapports *.fr3 et *.md3 après les avoir testés dans un dossier "Bcdi_Personnalisation" comprenant les quatre sous-répertoires "Rapports", "Macros", "Modèles"," Statistiques" partagé sur le réseau. Ce dossier assurera une sauvegarde des fichiers qui pourra être utile en cas d'écrasement d'un fichier  lors d'une mise à jour du logiciel.

Ce dossier facilitera l'installation des modèles, rapports, macros si plusieurs ordinateurs sont utilisés au CDI.

Au cours du stage, vous pouvez recopier les fichiers que vous avez créés dans un dossier Rapports" sur une clé USB pour les utiliser dans votre CDI.

Utilisation des rapports.

Un rapport est appelé dans une recherche en " mode expert" lors du choix du "format de sortie".
Remarque : Un rapport est attaché lors de sa création à une recherche sur un fichier défini.

Si dans une recherche, le rapport choisi comme format de sortie ne s'applique à cette recherche, BCDI affiche ce message bascule automatiquement dans la recherche associée au rapport

rapport_avertissement

Nous allons dans la suite du stage exploiter différents rapports utiles dans la gestion du fonds ou des prêts d'un CDI.