Bcdi avancé

Site http://stage-bcdi.lstl.fr

Évolutions du système documentaire

La solution documentaire proposée par le CRDP de Poitiers a beaucoup évolué au cour des dernières années. Elle s'organise aujourd'hui autour de 3 produits : "client Bcdi" , "Bcdiweb" et "e-sidoc".

Bcdi est le logiciel de gestion pour les acquisitions, le bulletinage, le catalogage et la gestion des prêts. Bcdi s'organise autour d'une application serveur et d'une application client. Chaque année dans le cadre de l'abonnement des fonctionnalités sont optimisées. Le client Bcdi peut être utiliser comme module de gestion ou comme module de consultation du catalogue selon le mot de passe utilisé.

Bcdiweb est un module de consultation du catalogue Bcdi via un navigateur. Il se décline selon trois interfaces de consultation (collège, lycée, Bcdi3web) selon les publics visés. Un outil externe (Thermodurcissable) permet d'affiner les paramétrer des écrans de recherche usagers livrés avec BCDI.

Depuis 2010, Bcdiweb est concurrencé par la mise en ligne des portails e-sidoc qui proposent aux usagers une nouvelle approche en matière de recherche d'information et ouvrent de nouvelles perspectives pédagogiques.

Les objectifs de cette formation sont d'étudier les nouvelles fonctionnalités du logiciel BCDI. en matière de catalogage, bulletinage, mutualisation, gestion des prêts, édition et d'analyser les fonctionnalités de consultation de Bcdi, Bcdiweb et e-sidoc afin d'élaborer en commun des stratégies professionnelles et pédagogiques.

Évolution de la structure

La structure de BCDI a été modifiée plusieurs fois. Depuis 2006, le fichier "Documents" pilier de la structure BCDI3 a été fusionné avec le fichier "Notices".

Cette fusion s'est fait progressivement d'abord en 2006 au niveau du catalogage à travers des "masques de saisie" organisés autour des deux onglets "description bibliographique" et "analyse documentaire" puis dans la base de données avec la suppression de la table "Documents".

Depuis 2009 et la "version 2.x" tout document est considéré comme une monographie saisie dans une "Notice Générale", avec des champs présentés dans deux onglets "description bibliographique" et ’"analyse documentaire".

Chaque année dans le cadre de l'abonnement des fonctionnalités de Bcdi sont optimisées. Ces évolutions on pour conséquence une modification de la structure de la base de données. Des champs ont été créés, d'autres modifiés ou supprimés impliquant à chaque fois des mises à jour des applications Bcdi serveur et Bcdi client ainsi que de Bcdiweb, et une conversion des bases ainsi qu'une actualisation des rapports et des macros et des modèles de façon a prendre en compte les nouveaux champs de données.

Lors d'une mise à jour du logiciel, la conversion des bases déclarées dans le module "Administration" de BCDI est automatique, les autres bases doivent être converties manuellement.

Parallèlement aux modifications du logiciel "BcdiServ"; "BcdiCli", le "Thésaurus", le "Dictionnaire" et l'"Aide" et la version Bcdiweb évoluent. Le téléchargement des mises à jour se fait à partir de votre espace client. (accessible par le point d'interrogation du menu général de BCDI) dans le menu "Téléchargement des mises à jour". Les mises à jour "Thésaurus", "Dictionnaire"sont à effectuer pour chaque base

La version de BCDI Web adaptée à la nouvelle structure du logiciel est téléchargeable à partir de votre espace client dans la rubrique "Téléchargement des mises à jour", sous-rubrique "Logiciels"..

Étes-vous à jour ?

Actuellement , la dernière version du logiciel est la version 2.31 (la version de BCDI s'affiche dans le bandeau au dessus des menus).

Le dernier thésaurus est Motbis 2012 :(21594 termes) et le dernier dictionnaire est DICO 2009 ,( 26457 termes). Pour vérifier la version du thésaurus " Thésaurus ",et du "Dictionnaire " utilisez le menu le menu "Outils/ Statistiques/Fichiers".

La rubrique Documentation Bcdi

Les fichiers d' aide contextuelle de BCDI adaptées à la nouvelle version sont téléchargeables a partir de la rubrique "Documentation Bcdi" de l'espace client. Ces aides étant très volumineuses (à cause des nombreuses copies d'écran), elles n'ont pas été intégrées à la mise à jour automatique. Il doivent être mise à jour manuellement.

la rubrique "Documentation Bcdi" propose aussi des tutoriels vidéo sur les nouvelles fonctionnalités de Bcdi

Les nouveautés 2012 en images 

Les nouveautés 2011 en images  

Aide

Structure de la base de données

structure BCDI 2.04

Évolutions depuis 2006

Les principales améliorations fonctionnelles du logiciel sont

Annexes : Modification introduites dans les abonnements Bcdi 2009 ; Bcdi 2010 ; Bcdi 2011 ; Bcdi 2012

Administration de BCDI

Administration de BCDI

Le menu Admin de Bcdi permet la gestion des bases, la définition des autorisations, la définition des mots de passe et des autorisations bases et interfaces associées à ces mots de passe.

Pour accéder au module d'administration, il faut s’identifier dans BCDI en tapant le mot de passe ADMIN.

Ce module est organisé autour de six onglets
Remarque : Pour une information plus complète sur chaque module pensez à utiliser le bouton d'Aide contextuelle

L'onglet "Bases".

Cet onglet permet la création de nouvelle base ou la déclaration de bases dans BCDI.

Remarque : La structure des fichiers de données a été modifiée en 2008 puis à nouveau en 2009. Des champs ont été ajoutés ou modifiés. Si vous souhaitez intégrer d'autre bases BCDI, il faudra auparavant les convertir pour pouvoir les exploiter avec votre version du logiciel.

Le champ "Répertoire de base" définit le chemin de données. Ce chemin peut être défini de manière absolue par exemple c:\BcdiServ\data ou de manière relative par rapport au programme Bcdi. Par exemple .. \data indique que pour accéder à la base, il faut remonter d'un niveau hiérarchique puis descendre dans le dossier data.

Exercice :

A partir de cette onglet il est possible de

Exercice

Pour chaque base l'administrateur peut, à travers cet onglet,

Cet onglet permet en outre d'activer la connexion à Electre. Si la case "Accès Electre" est cochée et si l'établissement est abonné à MémoElectre ou à MémoElectrePlus . Les notices s'enrichiront des imagettes de couverture, 4ème de couverture, sommaire si elles existent dans Electre.

Cet onglet permet d'autoriser l'exportation entre BCDI et e-sidoc. Pour le moment une seule base par établissement peut être exportée.

Exercice

L'onglet "Autorisations".

A travers cet onglet il est possible de définir quels menus seront affichés ou masqués en mode gestion.

3 types d'autorisation sont maintenant distingués : 

L'autorisation « Toutes » (toutes les entrées de menu et toutes les autorisations) ne peut pas être supprimée.

Remarque si vous cliquez sur le bouton vous remarquerez que la fenêtre affichée comprend deux onglets.

Dans le premier onglet les cases sont grisées car ces autorisations ne sont pas modifiables.

Le deuxième onglet permet de paramétrer l'activation et la désactivation de flux rss et depuis 2010 de forcer la gestion prêts sur les champs "code exemplaire" et "identité emprunteur" .

Lorsque la case "code emprunteur" est cochée, si aucune "identité Emprunteur" n'est pas trouvée lors de la saisie d'un prêt, il n'y a plus de basculement de la recherche vers le champ "Numéro Exemplaire".

De même si la case "code exemplaire" est coché, si aucun exemplaire n'est trouvé, il n' y plus basculement de la requête sur le "Numéro Exemplaire".

La case "modifier les fiches des forums" permet au gestionnaire à l’issue d’une recherche de modifier le contenu des fiches forum.

Si vous souhaitez définir une autorisation spécifique, deux types d'autorisation sont proposés « Gestion » et « usagers ».

Avec le type «Usagers» seules les autorisations concernant l'impression, la recherche et le prêt sont paramétrables.

Avec le type le type « Gestion » toutes les menus et sous-menu de Bcdi peuvent être activés ou désactivés en décochant la case correspondant

Remarque : Une entrée d'un sous-menu non activée se traduit à l'écran par une flèche rouge dans les entrées supérieures.

Exercice

Onglet "Masques".

Cet onglet permet de définir la mise en page des champs dans les masques de saisie . Il possible de gérer plusieurs jeux de masques, et de les affecter à des bases différentes.

Vous pouvez, par exemple, depuis l’onglet Utilisateurs, faire correspondre une base à un jeu de masque, une autre à un autre jeu de masques : les bases auront ainsi des couleurs voire des présentations différentes.

Le premier jeu de masques (Jeu de masque n°1) n'est pas modifiable. La réinitialisation des 3 autres jeux de masque se fait à partir du Jeu n°1.

Les masques de catalogage sont visibles : en catalogage, en résultats de recherche gestionnaire, en cliquant sur les boutons « Liste ».

Les masques Fiche complète de notices (non contextuels) sont visibles à partir de Outils, Édition des tables, Notices, ainsi que lors de l’importation de Notices et de modifications de fiches à partir du menu Gestion des nomenclatures.

Pour une information plus complète penser à utiliser le bouton d'Aide contextuelleAIde

Onglet "Interfaces".

Cet écran permet de définir les interfaces de recherche. Seules trois interfaces sont fonctionnels: " COLLEGE ", " LYCEE " ou " Interfaces Restitution " (écrans de BCDI 3).

Les autres interfaces ne fonctionnent plus suite au changement de structure de base de données. Il est conseillé de les supprimer (bouton réinitialiser ).

L'onglet "utilisateurs".

L'onglet "Utilisateurs" permet de définir les mots de passe et d'associer des autorisations à un mot de passe sur différentes bases.

Chaque utilisateur peut accéder avec un seul mot de passe à plusieurs bases. Il est possible sur chaque base de préciser leur type d'autorisation, de jeux de masque et d'interface de recherche.

Par exemple dans un établissement où il y a plusieurs CDI il est possible de donner au documentaliste un accès complet sur ses bases et un accès en consultation sur les bases de l'autre CDI.

De même, il est possible de laisser un accès complet aux documentalistes sur leurs bases et de n'accorder qu'un accès limité au prêt et à la consultation par exemple aux personnes qui travaillent ponctuellement au CDI.

Onglet Groupe d'Utilisateurs

Exercice

Créez un utilisateur "stage" pouvant utiliser la base " Stage2012" avec tous les droits et la base " Démo " avec le droit de bulletinage et de prêt uniquement.

Utilisez Bcdi avec le mot de passe Stage

Onglet " administrateur".

L'onglet " administrateur" permet de redéfinir le mot de passe de l'administrateur.

Répertoires

Organisation des dossiers et fichiers

Le fonctionnement Client Serveur

BCDI s'appuie sur le programme "BcdiC.exe." qui est installé dans le dossier "Prog" de "BcdiServ". Dans le cas d'une configuration monoposte (exemple dans le centre de formation) le programme peut être lancé directement.

La configuration "Client-serveur" est la plus couramment utilisée dans l'académie de Paris.

Dans un premier temps le programme "client BCDI" qui est installé sur l'ordinateur du documentaliste ou de l'usager envoie une requête au programme "serveur.exe" qui est installé sur l'ordinateur serveur situé au CDI ou hébergé à l'extérieur.

Dans un deuxième temps le programme "serveur.exe" interroge l'application "BcdiC.exe." qui traite la requête.

Dans un troisième temps le résultat est retourné par "serveur.exe" à "clientC.exe".

Dans cette organisation tous les Client BCDI peuvent accéder aux bases BCDI via le réseau local ou via Internet,

L'architecture "Client-serveur" présente plusieurs avantages :

Pour que BCDI fonctionne en mode Client/Serveur, il faut que le "BcdiCli" soit installé sur le poste usager et que l'application "serveur.exe" soit lancée sur l'ordinateur serveur.

Répertoires BCDI et chemins relatifs

Le client BCDI est présent dans le répertoire "BcdiCli" et dans le répertoire "BcdiServ".

Les répertoires par défaut utilisés par BCDI sont relatifs au programme lancé

Si le programme ClientC.exe. utilisé est celui du dossier BcdiCli, les fichiers par défaut utilisés par Bcdi lors du rappel d'une macro, de l'édition d'une lettre de rappel, d'une analyse d'activités seront les fichiers contenus dans les dossiers "Macros", "Modèles", "rapports", "statistiques du dossier BcdiCli.

Si c'est le programme ClientC.exe. utilisé est celui du dossier de BcdiServ, les fichiers par défaut utilisés lors des rappels ou de l'utilisation d'une macro seront les fichiers contenus dans les dossiers "Macros", "Modèles", "rapports", "statistiques du répertoire BcdiServ.

Principaux Répertoires  BCDI
Temp Dossier ouvert par défaut lors d’une importation ou d'une exportation de Notices ou d'Emprunteurs
Macros En Recherche Expert, dossier ouvert par défaut lors de  l’enregistrement  ou du rappel des macros
Ce dossier contient un sous dossier  © stockant les macros utilisées  par BCDI comme par exemple bulletinage, commandes, récolement.
Les sous dossiers Activités du Fonds, Activités publics, Catalogue et Nouveautés correspondent aux contenus des onglets affichés dans les menus « indicateurs d’activités » et « Diffusion Édition » de BCDI
Rapports En Recherche Expert, dossier ouvert par défaut lors du choix d’un  format de sortie "Rapports"
Statistiques Dossier par défaut lorsqu’’on clique sur  le bouton Format de sortie "feuille de calcul"
Modèles Le dossier stocke les modèles utilisés pour l’affichage des notices. Le sous dossier "Interfaces Restitution" contient les fichiers modèles "LettreRappelsPage.htm" et "FichePret.Htm" qui sont utilisés par défaut lors de l’édition de "lettre de rappel".
Aide contient les fichiers d’aide de BCDI au format html
Prog Ce dossier contient les programme de BCDI on y trouve en autre
Dans "BcdiServ" : "serveur.exe", " BcdiC.exe.","ClientC.exe".
Dans "BcdiCli" : "ClientC.exe".
Data ; Démo Bases de données BCDI. Elles contiennent les fiches Dictionnaire, Thésaurus, Notices, Documents, Exemplaires, Emprunteurs, collections…etc.
catalogage

Catalogage

A partir BCDI abonnement 2006 (version 1.71), la  structure de base de données  Notices / Documents n'a plus cours.

Les champs de la table "Notices" et de la table "Documents" ont été fusionnés dans un masque de saisie organisé autour d'un onglet "description bibliographique " et d'un onglet " analyse documentaire".
Tous les documents, ont désormais une notice générale OBLIGATOIRE  qui est la fusion des anciennes fiches "Document" et "Notice générale".

catalogage

Type et forme de Nature

Le champ "type de nature" lors du catalogage permet de partitionner le fonds documentaire en deux grandes catégories : les documents à  caractère "documentaire" et les documents à caractère "fictionnel".
Les masques utilisé pour le catalogage, sont contextualisés en fonction du support (livres, périodiques, internet) et du type de document (imprimé, ressources numériques) et du type de nature (documentaire ou fiction)

Consulter l'aide

Description documentaire

La description documentaire correspond à la description physique du document.

La touche F2 ouvre la fenêtre des existants classés alphabétiquement. Le curseur se positionne dans la liste au plus près des caractères saisis

Au moment de la saisie, toute création d’une nouvelle forme dans une nomenclature (forme n’étant présente ni dans l’index des existants, ni dans les valeurs conseillées) est signalée par un message d’alarme.

Le champ "significatif" permet préciser si les mots du titre sont significatifs. si la valeur est NON une recherche sur un mot du titre ne prendra pas en compte la notice

L'ISBN est automatiquement calculé à  partir du code à barres EAN et réciproquement. Une fenêtre vous demande si vous voulez créer un ISBN à  10 chiffres ou à  13 chiffres (si vous avez saisi une date de parution postérieure au 31/12/2006).

La conversion d’un ancien code ISBN-10 en code ISBN-13 compatible avec la norme EAN est automatique les trois premiers chiffres valent « 978 » (978 est le premier des identifiants attribués aux livres dans la codification EAN) ; les neuf chiffres suivants sont les neuf premiers chiffres de l’ISBN (code de la zone géographique, code de l’éditeur, numérotation interne à l’éditeur) ;

Lorsque le champ «code ISBN » dans la fiche Éditeur est rempli, chaque fois que l' ISBN est saisi lors du catalogage, l’éditeur correspondant est automatiquement proposé.

Le champ «code ISBN » de Bcdi est composé des 2 premiers segments sans le deuxième tiret de l’ISBN à 10 chiffres ou du deuxième et 3e segment sans le tiret de l’ISBN à 13 chiffres.

Si on saisit deux ISBN, les 2 éditeurs correspondants sont automatiquement proposés.

De même pour une collection, si le champ ISSN est renseigné. Par la suite, chaque fois que validez le champ ISSN de la description, la collection est saisie automatiquement.

Un nouveau champ "catalogage" est apparu en Notices. S'il est rempli avec "oui" la notice sera affichée dans e-sidoc lors d'un résultat de recherche, dans le cas contraire elle ne sera pas visible.

Des outils ont été développés dans le menu "Gestion du fonds" pour permettre la mise en cohérence des nomenclatures discipline, niveau, fonctions, langues, Natures, type de nature, genre, public. Les nomenclatures sont écrites dans des fichiers au format texte qui s'enrichissent au fur et mesure que de nouveaux termes sont déclarés.

De même en 2011, le menu "Gestion du Fonds" / "Auteurs, Editeurs, Collections" s'est enrichi de deux fonctionnalité " Mettre en cohérence" et "Suppression des fiches orphelines"..

Analyse documentaire

L'analyse est la description intellectuelle du document.

Dans l'onglet "Analyse documentaire", le champ " Proposition de cote pour les exemplaires"  définit la cote proposée à  chaque exemplaire créé. Si la cote est modifiée ultérieurement un message indique désormais « Cette modification de cote n' est pas reportée en exemplaire(s) ».

Dans les masques de catalogage, le titre apparaît désormais également dans l’onglet "Analyse" (en grisé puisqu’’il est répété).

En cliquant sur le bouton "Descripteurs" à partir d’un masque de catalogage, le thésaurus est présenté par défaut en liste permutée. (La liste permet de retrouver dans l'ordre alphabétique tous les termes et toutes les expressions de MOTBIS contenant la chaîne de caractères saisie). En consultation du thésaurus côté gestionnaire, le bouton « Thématique » est devenu « Terminogramme », pour plus de cohérence avec la terminologie employée dans les thésaurus. Les noms des rapports ont également été rendus plus explicites.

Le bouton Parties composantes  

Ce bouton vous permet de créer des notices de partie reliées automatiquement à la "Notice générale" du document. Cette saisie se décompose à  son tour en un onglet "Description bibliographique" et un onglet " Analyse documentaire" attaché à la notice générale de description du document.

Les champs en bleu-gris et bistrés ne sont que des rappels du document auquel cette partie sera reliée, ils ne sont donc pas à saisir.

Il est désormais possible de dupliquer une notice de partie et de la rattacher à une autre Notice générale à partir des masques de catalogage (il n’est plus nécessaire de passer par l’Édition des tables).

Le bouton Exemplaire : création d'un (ou plusieurs) exemplaire(s).

Remarquez que le champ "Cote Exemplaire" et "coût" ont été renseignés automatiquement avec les valeurs des champs "Cote" et "Coût" saisis en Notices générale. Vous pouvez cependant les modifier si vous le jugez nécessaire.

Tutoriels en ligne sur le catalogage et le bulletinage

Raccourcis clavier

Raccourcis clavier

Il est possible de choisir entre la frappe au clavier ou un clic de souris pour un certain nombre de fonctions.

Situation

Bouton (clic souris)

Équivalent touche clavier

Résultat

Recherche, catalogage, prêt

Double clic

Touche F2

Ouvre la fenêtre des existants

Bulletinage , Catalogage, édition

Bouton Dupliquer 

Touche F6

Duplique la fiche existante affichée (crée une fiche pré-remplie)

Prêt, édition, catalogage

Bouton Gomme 

Touche F7

Initialise l'écran (fiche vide, en prêt pour changer d’emprunteur)

Catalogage, édition

Bouton  Disquette 

Touche F10

Enregistre la fiche (écrit dans la base sur le disque)

Certaines fonctions ne sont accessibles qu’avec le clavier.

Catalogage, édition, recherche

Touche F5

Écrit la date du jour

Édition, catalogage

Touche F9

Met majuscule la première lettre et en minuscules les lettres suivantes de la ligne dans laquelle se trouve le curseur

Fenêtre des existants ouverte

CTRL P

Copie la liste dans le presse-papier de Windows

Fenêtre des existants ouverte

Touche « Fin »

Se déplace à la fin de la liste

Fenêtre des existants ouverte

Touche « Home »

Se déplace au début de la liste

Fenêtre des existants ouverte

Touche « Page Down »

Descend  d’une page dans la liste

Fenêtre des existants ouverte

Touche « Page Up »

Remonte d’une page dans la liste

Bulletinage

Bulletinage et abonnements

La gestion des abonnements

La gestion des abonnements est la principale amélioration de la version 2012

Désormais dans  la fiche abonnement d’un périodique, seul l'index des Collections est proposé. De nouveaux champs ont été ajoutés (État, Numéros attendus, Destinataire).

Ce dernier champ permet de distinguer facilement 2 abonnements en cours à une même collection de périodique. Pour prendre un 2ème abonnement à ce même titre de périodique,  créer le une deuxième fiche abonnement par duplication et le champ Destinataire pour distinguer facilement les 2 abonnements.

Par ailleurs des alertes apparaissent à l'ouverture d'une base lorsque des abonnements sont à renouveler. Cette liste des abonnements à renouveler :est aussi accessible avec le menu « Gestion du fonds/ Gestion des périodiques/Gestion des abonnements ».

Gestion des périodiques / Bulletinage

Le bulletinage est l'opération qui consiste à enregistrer chaque livraison d’un périodique au fur et à mesure de son arrivée afin de connaître un état de la collection.

Dès que les revues arrivent, le bulletinage permet d'entrer très rapidement dans votre base, et vous pouvez vérifier que vous avez bien reçu vos numéros précédents. 

La commande Voir, Saisir s’utilise lors de l’abonnement à un nouveau  périodique  pour saisir la fiche modèle qui sera dupliquée, par la suite, lors de la réception des autres périodiques de la même collection.

Avant de saisir un nouveau périodique, vérifiez s'il est disponible sur la liste des périodiques dépouillés dans les MémoFiches de Poitiers. Il importe de respecter précisément la forme du titre pour pouvoir ultérieurement récupérer les dépouillements des MémoFiches

 La commande Rechercher permet d’afficher les titres de revues dans l’ordre inverse de leur parution. Le dernier numéro est donc le premier, vous pouvez donc immédiatement savoir si vous l’avez bien reçu.

Exemple réception du dernier numéro de la revue Alternatives économiques

Remarque : Dans les tableaux de d'affichage de BCDI, un clic droit sur un intitulé de colonne provoque un tri croissant; un clic gauche un tri décroissant

Depuis 2012, l'index des Collections ne propose désormais que les collections de périodiques. Un nouveau bouton " Bulletiner " est présent en bas de l'écran 

.

 Pour bulletiner un nouveau numéro, il suffit alors de cliquer sur le bouton "Bulletiner". Une fiche déjà dupliquée apparaît.

En bas de l'écran, est affiché un rappel de la fiche qui a servi de source à la duplication :

Modifier les valeurs dans des champs "Titre", " N° de collection", " Date de parution" et Enregistrer.

Au moment de l'enregistrement une fenêtre vous demande de préciser le nombre d'exemplaire reçu.

Si plusieurs abonnement correspondent à la revue le message suivant apparaît et le fiches abonnement s'ouvre

Le champ Destination de la fiche abonnement permet de distinguer les abonnements. le bouton permet de retourner dans la fiche exemplaire afin de compléter le "Codes exemplaire" pour chaque exemplaire créé.

Bulletinage

Désherbage

Dans le menu " Gestion du fonds" La commande "Désherbage" a été optimisée pour les différents types de documents, supports côtés et périodiques.
Le désherbage automatise, par lots, le changement de statut des exemplaires (à la valeur « Mise au pilon ») et la suppression des notices associées
La sélection des exemplaire peut se faire

Les exemplaires correspondants sont placés dans la liste des exemplaires trouvés 

Cliquez sur le bouton « Préparer mise au pilon »  pour la fenêtre « Mise au pilon des exemplaires à désherber »

Vous pouvez éditer un rapport

Si vous cliquez sur le bouton « Mettre au pilon » ; une fenêtre contextuelle vous propose de supprimer les notices exclusivement rattachées aux exemplaires mis au pilon :

Pour supprimer les exemplaire

Recherche Exemplaires

Statut = ~Mis au pilon~

Supprimer les fiches sélectionnées.

Bcdi avanc

MémoElectre, MémoElectrePlus.

MémoElectre et Plus sont des services coédités par le CRDP de Poitou-Charentes et la société Electre qui permet d’alléger le temps de traitement documentaire depuis 2002 qui permettent d'interroger l'intégralité de la base Electre quotidiennement mise à jour, soit près d’1 million de notices de livres, de CD multimédia commercialisés en France et de livres en langue française publiés dans 76 pays.

Les notices sont importées chaque jour du serveur d'Electre vers celui de Poitiers. Les notices sont complétées si besoin par les documentalistes du CRDP de Poitiers pour les adapter au format BCDI. Les informations concernant les champs publics, niveaux scolaires, disciplines, genre fictionnel sont éventuellement complétées.

Les abonnements MémoElectre ou MémoElectrePlus permettent de bénéficier de l'enrichissement des notices lors de l'affichage dans Bcdiweb ou dans e-sidoc (image numérisée de la première de couverture, sommaire de l'ouvrage, texte de la quatrièmes de couverture et quelquefois biographie).

MémoElectrePlus

MémoElectre Plus est un abonnement annuel qui permet aux documentalistes abonnés de rechercher selon de multiples critères dans la base MémoElectre Plus grâce à un puissant moteur de recherche et de visualiser les notices dans leur format complet.

Chaque livre est catalogué dans le respect de la norme Afnor Z 44-073. Les notices disposent d'un résumé, de niveaux de lecture (tout public, jeunesse, professionnel, …), de plusieurs niveaux d'indexation (Dewey, Rameau et Motbis) et de la mention de la catégorie de l'ouvrage selon les grands secteurs de vente (poche, jeunesse, livres pratiques, beaux livres…). De nombreuses notices de livres proposent l'image numérisée de la première de couverture, le sommaire de l'ouvrage, le texte de la quatrièmes de couverture et quelquefois une biographie.

Il est possible de gérer des paniers de sélection, d'établir des bons de commande et de télécharger les notices aux formats BCDI pour les importer directement dans vos bases.

Principes de la recherche rapide.

La recherche rapide inclus tous les index. Electre étend la recherche à toutes les formes : masculin, féminin, singulier, pluriel.

Electre ne tient pas compte des caractères accentués, ni de la casse.

La recherche porte indifféremment sur un auteur, un éditeur, un sujet, une collection, un format ou une combinaison de plusieurs termes.

On peut croiser éditeur, collection, sujet.

Le pictogramme permet d’accéder à la vue aperçu.

En cliquant sur le titre vous accéder à la notice Electre.

Le nouveau site Electre informe de la présence éventuelle d’une notice dans un panier.

La recherche phonétique est proposée par défaut en recherche rapide. Le phonétiseur d’Electre est développé par le Robert.

Syntaxe d’interrogation

L’astérisque est l’opérateur de troncature.

Les opérateurs booléens sont entourés de guillemets.

Moutarde « et » Dijon (équivalent à moutarde Dijon).
Mer «ou » océan.
Dijon « sauf » moutarde.

Pour la correction orthographique Electre se base sur la phonétique.

Le moteur de recherche est insensible aux accents.

Mise à part la recherche avancée avec l’index « titre exact » il n’est pas nécessaire d’écrire les mots vides (de, le, un,…).

Recherche avancée

Les opérateurs peuvent être saisis dans la zone de recherche ou avec les menus déroulants.

La recherche phonétique est désactivée par défaut en recherche avancée.

Les filtres sont proposés par défaut en recherche avancée, ils permettent d’affiner la recherche.

Les mots vides ne sont pas pris en compte sauf dans l’index "titre exact".

Auteur concerne l'auteur et ses collaborations comme préfacier, traducteur, illustrateur, postfacier.

On peut combiner une recherche Titre/collection.

La zone de recherche "charger un fichier" reconnaît les fichiers txt, xls, doc.

Affiner les listes

La colonne de droite permet d'affiner les résultats d'une recherche au travers un jour de facettes permettant de préciser vos souhait en matière de disponibilité genre thème, publics, auteurs, Éditions collections, etc.

La gestion des commandes

La gestion des commandes a se décompose en trois étapes.

Les ouvrages commandes sont placés dans un panier qui peut être modifié à tout moment.

Le panier de documents peut être transformé en commande. Il est possible faire revenir une commande à l'état de panier. Les bons de commandes qui prennent en compte les remises éventuelles permettent d'indiquer des adresses de facturation et de livraison différentes.

Les bons de commandes peuvent finalement être édités au format pdf ou envoyés par mail..

Importation MémoNotices

Les notices d'un panier ou d'un bon de commande peuvent être directement exportées au format MémoNotices pour être importées dans BCDI.

MémoElectre

MémoElectre est aussi un service est coédité par la société Electre et le CRDP de Poitou-Charentes. Il donne accès à un crédit de notices à télécharger. Ce crédit de notices est reconduit d'une année sur l'autre s'il n'a pas été utilisé.

L'interface de recherche est plus rudimentaire que celui de MémoElectrePlus, Ce service  permet de rechercher des notices sur la base Electre et de récupérer des notices pertinentes dans un panier.

Les notices intègrent la description bibliographique avec résumé, les descripteurs et la cote.

Le panier est  ensuite traité par un robot au CRDP de Poitiers qui les convertit aux formats BCDI 3 et BCDI.

Les notices vous sont ensuite envoyées par Mél. Elles sont prêtes à être importées dans les bases du CDI.

Gestion des commandes

Crédits CDI

Les crédits de fonctionnement du centre de documentation peuvent être imputés sur les comptes suivants :

Comptes

606.7

Fournitures et matériel

615

Entretien Réparations

618.11

Doc adm abonnements

618.12

Doc adm ouvrages

618.13

Doc adm ouvrages électroniques

Les immobilisations concernent les achats dont le montant est supérieur à 800 euros hors taxe
Les achats au comptant  peuvent être acceptés pour de montants inférieurs à 75 euros.

Gestion des commandes dans BCDI

Le menu gestion des commandes a été optimisé en 2010. La gestion des commandes est décomposée en quatre étapes.

Lors de la réception d’une commande, il est possible de réceptionner les exemplaires et éventuellement de préciser la situation des exemplaires non reçus depuis la liste de documents commandés. Une liste de valeurs est proposée pour le champ "Situation" : "A paraître", "En réimpression", "Épuisé", "Manquant" (si l’ouvrage n’est pas commandé par le fournisseur), "Manquant noté" (si le fournisseur note la commande et relance de lui-même la commande).

Le nouveau menu Relance fournisseurs permet de relancer soit une commande précise soit plusieurs commandes chez un même fournisseur.

Deux modèles de lettres ont été implémentés afin de prendre en compte ces deux cas de figure. La relance s’effectue grâce aux valeurs du champ Situation : A paraître, En réimpression, Manquant.

Gestion des commandes Bcdi et avec MémoElectrePlus

En défaveur de MémoElectre on peut signaler que la dernière fonctionnalité n'existe que dans Bcdi. avec MémoElectrePlus les relances doivent être prise en charge par le documentalistes

Mais la gestion des commandes avec Bcdi présentent plusieurs inconvénients dont le coût en temps perdu par le professeur -documentaliste justifie la nécessité de l’abonnement à MémoElectrePlus..

Exportation de notices

Exportation de notices

La échanges de données lors des importations ou exportations de Notices, Emprunteurs, Auteurs, Éditeurs; Collections se font avec des fichiers au format XML.

Format  XML

XML (Extensible Markup Language, ou Langage Extensible de Balisage) est une évolution du langage HTML. Comme HTML (Hypertext Markup Language), c'est un langage qui présente des informations encadrées par des balises (markup). Mais contrairement à HTML, qui présente un jeu limité de balises orientées présentation (titre, paragraphe, image, lien hypertexte, etc.), XML est un métalangage qui va permettre d'inventer à volonté de nouvelles balises pour isoler toutes les informations élémentaires (titre d'ouvrage, auteurs, éditeur, …), que peut contenir une page Web.

La structure arborescente du document XML (intitulé des balises, imbrications des balises, caractère obligatoire ou facultatif des balises et de leur ordre de succession…) peut être déclarée formellement dans le corps du document XML ou dans un fichier à part. Cette déclaration s'appelle une Définition de Type de Document (DTD). Les Déclaration des Types de Document (DTD) des MémoNotices, MémoAuteurs, MémoEditeurs, MémoCollections et Emprunteurs sont présentées dans l'aide de BCDI.

Exportation de notices

Afin de visualiser la structure XML des MémoNotices et d'utiliser les fonctionnalités d'échange de notices de BCDI, dans cet exemple, nous allons exporter les notices correspondant au dépouillement du numéro 290 de la revue "Alternatives Économiques".

Pour cela allez dans le menu "Gestion du fonds" / "Exportation de Notices" et sélectionnez "au format MémoNotices".

Saisissez l'équation : Titre Ng = ~Alternatives économiques 290~
Lancez la recherche. Vous remarquerez que le support disque est automatiquement sélectionné.
Enregistrez le fichier sur le bureau par exemple sous le nom de « AE290 ».

Une fenêtre vous propose d'exporter les exemplaires et les ressources associées et les champ divers.

Si vous retournez sur le bureau de Windows, vous constatez qu'un fichier « AE290.xml » a été créé.

Si vous double-cliquez sur ce fichier vous constatez qu’il s’ouvre avec le navigateur et présente les informations encadrées par des balises respectant la structure de données de BCDI.

Ce fichier XML peut être envoyé à un autre utilisateur de BCDI qui pourra l'importer dans sa base. C'est sur ce principe que fonctionne l'abonnement aux MémoFiches.

Exportation Notices

Importation de MémoNotices

Les MémoFiches sont une illustration de cette fonction d'échange.

Les MémoFiches constituent un service de vente par abonnement de notices, réalisé à partir du dépouillement d'articles sélectionnés parmi les plus diffusés dans les CDI de collège et de lycée ( voir la Liste des périodiques dépouillés).

Les MémoFiches sont réalisées par des documentalistes exerçant en collège, lycée d'enseignement général, technologique ou professionnel. La sélection des articles, des périodiques et la rédaction des notices descriptives (comprenant résumé indicatif et indexation Motbis) sont du ressort des documentalistes. Le CRDP de Poitou-Charentes assure l'homogénéité du traitement et des pratiques documentaires ainsi que la formation régulière (plusieurs fois par an) et le suivi quotidien des documentalistes du groupe MémoFiches

L’abonnement annuel aux MémoFiches fournit des notices d’articles sélectionnées parmi les périodiques dépouillés.

La sélection des revues se fait lors de l'abonnement

Ensuite régulièrement vous êtes informé par mail du dépouillement des revues

A cause de filtres anti-spam locaux, régionaux ou rectoraux, le CRDP de Poitou-Charentes est contraint de changer la procédure de téléchargement des notices MémoFiches.

Pour accéder à vos notices, nous vous invitons désormais à utiliser exclusivement « Votre espace client ». onglet Mes abonnements. Depuis 2007 la liste de périodiques et des envois sont consultables dans l'espace client

Importation dans BCDI

Depuis la version 1.9 de BCDI en 2008, l’outil de décompression GestMmn est intégré à BCDI dans le menu "Gestion du fonds/Importation de notices/Au format MémoNotices" .

Sur le modèle des MémoFiches, MémoDocNet est un service d’abonnement à des notices documentaires décrivant précisément des milliers de pages de sites Internet. Ces notices s’insèrent dans BCDI et dans le portail e-sidoc.

MémoDocNet

MémoDocNet est conçu comme un moyen de sensibilisation et de formation des élèves à la recherche documentaire sur Internet. Ces ressources sont choisies, validées et décrites par une équipe d’enseignants documentalistes exerçant en collège et en lycée. Les sites sont choisis en fonction de leur intérêt pédagogique et culturel, de leur qualité éditoriale et de leur complémentarité avec les sites déjà sélectionnés. Les notices correspondant aux MemoDocnet ont une identité qui commence par MDN. Lors d'une mise à jour, toutes les notices MémoDocNet doivent êtr supprimées avant d'importer les nouvelles notices

Exercice 1

Changez de base et sélectionnez la base "Travail perso"

Initialisez cette base avec "Outils"/Gestion des bases". Attention l'initialisation supprime toutes les données de la base.

Importez les notices du fichier AE290.xml crée précédemment sur le bureau

Recherchez toutes les notices de la base et visualisez le résultat de cette importation.

Exercice 2

Importez à partir de "votre espace client" la dernière mise à jour des MémoFichesdans la base "Travail perso".

Visualisez toutes les notices de la base


Bcdi avanc

Importation à partir d'une base externe

La fonction "Importer Base Externes" permet d’importer des données d’une base BCDI dans une autre. Cette fonction peut être utilisée pour transférer des notices entre deux bases locales ou pour importer des notices d'une base implantée sur un serveur extérieur dans la base locale

Principe de fonctionnement

Si vous utilisez BCDI en mode client, un écran vous demande de préciser l'adresse IP ou le nom du serveur de base externe (ce serveur peut être local dans ce cas indiquez "localhost" ou externe dans ce cas indiquez l'adresse IP du serveur) puis un écran vous invite à saisir le mot de passe pour interroger la base externe. Si vous utilisez l'application BcdiC.exe. ce sont les bases locales qui sont proposées.

Dans cet exercice, nous allons tester les 3 méthodes d'importation : "directe", "par équation", "à partir d'un fichier texte"

Identifiez-vous comme gestionnaire et appelez la fonction "Gestion du fonds/Importation de Notices/Depuis une base externe".

Import de notices par sélection directe

Dans cet exercice vous allez importer des notices de la Principale vers la base "Travail perso" par sélection directe

Après vous être connecté en tant que GEST, changez de base et sélectionnez "Travail perso".

Dans le menu Gestion du fonds sélectionnez "Importation de Notices/Depuis une base externe". Sélectionnez "une par une" puis choisissez " Base Principale".

Un écran de catalogage apparaît. Cet écran peut aussi être utilisé comme formulaire de saisie pour rechercher des fiches

Saisissez par exemple code à barres de l'ouvrage recherché : 9782869592278

Cliquez sur le bouton suite bouton suite. . Répondez "OUI" à la question "Abandon de la fiche en cours ?" car vous allez quitter la fiche qui sert de formulaire de requête pour afficher la fiche correspondant aux critères recherchés..

Mettez la notice dans le panier panier . Lorsque vous fermerez l'écran les notices du panier seront automatiquement importées dans votre base.

Depuis 2010, lors d'une importation à partir d'une base externe, si une notice générale est sélectionnée, BCDI demande alors si on veut également récupérer les notices de partie liées à cette notice générale.

Import avec une équation de recherche

Cette fois à partir de la base principale nous souhaiterions Importer avec une équation les notices de la base principale concernant les livres sur les nanotechnologies.

Nous utiliserons pour cela l'équation nanotechnologie- et support=livre

base externe équation

Import à partir d'un fichier texte.

Enfin troisième possibilités, nous allons utiliser un fichier texte pour bâtir notre sélection.

Supposons que nous souhaitions récupérer les notices correspondant à la biblio suivante qui se trouvent dans la base DEMO.

Code EAN        9782725610658              Lire et comprendre la publicité
ISBN                 2-912362-29-6                Les métiers de l'image : vidéo, BD, cinéma, TV
Code EAN        3456000432193              A vos poubelles, citoyens !

Pour cela nous allons créer un fichier texte comprenant sur chaque ligne un code EAN ou un ISBN ou une équation de recherche

Créez avec le "Bloc-notes" le fichier texte suivant et enregistrez le sur le bureau


9782725610658
2-912362-29-6
Titre = A vos poubelles-

Lors de a recherche BCDI examinera chaque ligne du fichier texte et déterminera s'il s'agit d’un code barre, d’un ISBN, d’un mot du plein texte ou d’une équation de recherche. Les fiches correspondantes seront automatiquement mises dans le panier et exportées.

Ces échanges entre bases sont couramment utilisés par les CDDP pour mutualiser leur catalogue.


Rapports

Édition de rapports

Les rapports sont des modèles qui permettent l'édition personnalisée des informations extraites de BCDI.

Les rapports permettent une édition des informations sous différentes formes :papier ou numérique au format pdf et au format html.

Création de rapports avec l'assistant.

Pour concevoir les rapports BCDI propose un assistant organisé et un mode expert. Ce dernier permet d'affiner la mise en page ou bien d'associer un code informatique au rapport. N'hésitez pas à consulter l'aide lors la création de rapport.Aide

L’assistant de l’éditeur de rapport a été actualisé pour prendre en compte l'évolution de la structure du logiciel. Les champs du fichier "Notices" sont présentés en deux listes "champs de description"," champs d’analyse" correspondant aux 2 onglets de saisie.

L'assistant est organisé autour de quatre onglets.

L’onglet "Données".

Attention : Un rapport est rattaché à une recherche à une table spécifique. La première étape est de préciser le nom de la table à la quelle est attaché le rapport..

Ensuite il faut sélectionner les champs que l'on souhaite insérer dans le rapport.

Ces champs peuvent provenir de différentes "tables" liées au fichier maître.

La liste des "tables" et des "champs" n'est pas toujours visible dans son intégralité, parfois il faut utiliser les ascenseurs pour visualiser la liste des fichiers liés ou faire défiler la liste des champs.

L’ordre d’affichage des champs peut être modifié avec les petites flèches à côté de la colonne "champs sélectionnés".

L’onglet "Groupes".

C’est à partir de cet onglet qu'est générée la façon dont les données « maître » seront triées et regroupées dans le rapport.

L’onglet "Détails".

C’est à partir de cet onglet que vous sélectionnerez les données secondaires, ou données « détails » que vous voulez voir apparaître dans votre rapport.
Les tables « détails » sont les tables associées au fichier « maître ». Par exemple les champs du fichier "Prêts" sont des détails d'une requête sur le fichier "Emprunteurs".  

L’onglet " Disposition".

Cet onglet permet de préciser les paramètres de mise en page.

Étape 1 : Donnez un titre.
Étape 2 : Choisissez  une disposition orientation (portrait ou paysage)
Étape 3 : Dans « Données maître », choisissez un affichage «Étiquette » ou  « Tableau ».
Étape 4 : Cochez l’option « ligne » si vous souhaitez que chaque donnée soit séparée des autres par une ligne ou non.

Enregistrement du rapport.

Lorsque vous enregistrez votre rapport, l'assistant vous demande de donner et un nom au rapport.

L'assistant crée deux fichiers dans le dossier "Rapports". Un fichier qui porte l'extension md3 et un fichier qui porte l'extension "fr3"

Le fichier avec l'extension" md3" enregistre les paramètres de l'assistant de rapport. Ces paramètres seront rappelés par l' assistant lors d'une modification ultérieure.

Le fichier avec l'extension "fr3 est directement utilisable dans BCDI.

Les rapports sont enregistrés dans le dossier "Rapports" du dossier parent du programme utilisé pour leur création (BcdiCli ou BcdiServ selon les cas). Si plusieurs ordinateurs sont utilisés pour la gestion du centre de documentation les fichiers *.fr3 et *.md3 doivent être recopiés dans les dossiers "Rapports" de chacun des postes.

Sauvegarder vos rapports.

Remarque : Il est prudent de recopier les fichiers rapports *.fr3 et *.md3 après les avoir testés dans un dossier "Bcdi_Personnalisation" comprenant les quatre sous-répertoires "Rapports", "Macros", "Modèles"," Statistiques" partagé sur le réseau. Ce dossier assurera une sauvegarde des fichiers qui pourra être utile en cas d'écrasement d'un fichier  lors d'une mise à jour du logiciel.

Ce dossier facilitera l'installation des modèles, rapports, macros si plusieurs ordinateurs sont utilisés au CDI.

Au cours du stage, vous pouvez recopier les fichiers que vous avez créés dans un dossier Rapports" sur une clé USB pour les utiliser dans votre CDI.

Utilisation des rapports.

Un rapport est appelé dans une recherche en " mode expert" lors du choix du "format de sortie".
Remarque : Un rapport est attaché lors de sa création à une recherche sur un fichier défini.

Si dans une recherche, le rapport choisi comme format de sortie ne s'applique à cette recherche, BCDI affiche ce message bascule automatiquement dans la recherche associée au rapport

rapport_avertissement

Nous allons dans la suite du stage exploiter différents rapports utiles dans la gestion du fonds ou des prêts d'un CDI.

Bibliographie

Télécharger le rapport

Dans cet exercice nous souhaiterions éditer une bibliographie, triée par cote, des ouvrages relatifs à l'enseignement de l'anglais (ouvrages de littérature, dictionnaires, documentaires d'histoire et de géographie) en vous inspirant du rapport suivant.

Création du rapport

Fichier de recherche [Notices]
Champs affichés [Notices,Titre Ng]
[Notices,Auteurs]
[Notices;Éditeurs]
[Notices;Date parution]
[Notices;Nb. Ex.]
[Notices;Cote]
Regroupement  
Détail  
Disposition Titre du Rapport : Bibliographie
Disposition : Portrait
Données : Tableau
Séparateur horizontal : Ligne
   
Style Gris
Nom du rapport Bibliographie.fr3

Utilisation du rapport

Fichier de recherche [Notices]
Équation (Cote=42- ou Cote=81- ou Cote=82- ou Cote=942- ou Cote=941- ou Cote = 917- ou Cote = 973-) et Statut = ~En-service~
Tri [Analyse;Cote]
Format de sortie Rapport : Bibliographie.fr3
Support Écran
Nom de la macro Bibliographie anglais

Édition d'un rapport de plus de 10 pages.

Par défaut seules les 10 premières pages sont affichées, imprimées ou exportées. Si le document comporte un nombre plus important de pages, il faut cliquer sur le bouton "Voir toutes les pages" avant de lancer une impression ou de faire une exportation pour avoir la totalité du rapport.

Édition de document aux formats pdf ou html.

La bibliographie précédente peut être éditée et imprimée en l'état. Elle peut aussi être exportée au format "pdf" en vue d'une diffusion en pièce jointe par mail ou aussi être exportée au format "html" en vue d'une publication sur un site intranet.

Exercice : Créez sur votre bureau les fichiers "pdf" et "htm" de la bibliographie d' anglais .précédente.

Enregistrement d'une macro-procédure

Les macro-procédures permettent d’enregistrer les quatre paramètres suivant. Le rappel d'une macro procédure permettra lors dune recherche ultérieure de retrouver automatiquement les notices avec le bon format d'affichage.

Récolement

Récolement

Rapports disponibles lors de l'installation de BCDI

Lors de l'installation BCDI est créé dans les dossiers "BcdiServ et dans "BcdiCli", dans le dossier "Rapports" et dans le dossier "Macros" un sous-dossier "©". Les dossiers"©" stockent les rapports et les macros créés par le CRDP de Poitiers pour l'usage du logiciel.

Le nom de ces rapports et des ces macro procédures est précédé du caractère ©.

Les rapports peuvent être utilisés comme format de sortie lors d'une recherche en "mode expert."

Ces rapports ou Macros procédures peuvent aussi être modifiés et adaptés avec l'éditeur de rapport en "mode expert".

Dans cet exercice nous utiliserons le rapport "©RecolementSupportCotes.fr3" pour éditer la listes des ouvrages de chimie

Pour cela nous pouvons utiliser le menu "Gestion du fonds /récolement /des supports cotés"

La macro procédure lance une recherche sur le fichier "Exemplaires ". L'équation par défaut Titre Ng > ! et Cote E >!. (le § signifie non vide), les résultats sont triés par cote E. avant d'être édité avec le rapport : : ©RecolementSupportsCotes.fr3

Dans notre exemple affinons l'équation Titre Ng > ! et Cote E. >! et Cote E. =54'- . et enregistrons une nouvelle macro-procédure Ouvrages de chimie

Le récolement est une opération a faire chaque année pour faire le point sur les livres disparus ou abîmés et de recommander les ouvrages nécessaires. Il permet de corriger les erreurs de catalogage (erreur de cote, oubli d' exemplarisation). Il permet le classement et la réorganisation du fonds et désherbage documents obsolètes.

Fichier de recherche [Exemplaires]
Équation Cote E. =54-
Tri [Exemplaires;Cote E.]
[Exemplaires;Exemplaires]
Format de sortie ( BcdiServ ou BcdiCli)\Rapports\©\©RecolementSupportCotes.fr3
Support Écran
Nom de la macro Récolement classe 500

 

État des collections

Télécharger le rapport

Le rapport proposé ci-dessous sert à éditer l'état des collections. Il permet de faire l'inventaire d'une collection afin de repérer les numéros manquants et de les recommander.

Création du rapport

Fichier de recherche [Exemplaires]
Champs affichés

[Exemplaires;Exemplaire]
[Notices;Date parution]
[Exemplaires;Code exemplaire]
[Exemplaires;Statut]

Regroupement  
Détail  
Disposition Titre du Rapport : État des collections
Disposition : Portrait
Données : Tableau
Séparateur horizontal : aucun
   
Style Gris
Nom du rapport État des collections.fr3

Enregistrement des paramètres de recherche dans une macro.

Fichier de recherche [Exemplaire]
Équation [Description] Collection = ~Alternatives économiques. Hors-série (Quétigny)~
Tri [Description ; Date parution]
Format de sortie Rapport : État des collections
Support Écran
Nom de la macro État des collections

Revue de presse.

Exercice : Listez les articles concernant la biologie parus dans la revue La Recherche depuis 2009 en vous inspirant de la présentation suivante.

Création du rapport.

Fichier de recherche [Notices]
Champs affichés [Notices,Titre Ng]
[Notices,Titre]
[Notices,Auteurs]
Notices,Résumé]
Regroupement [Notices,Titre Ng]
Détail  
Disposition Titre du Rapport : revue de presse
Disposition : Portrait
Données : Maître étiquette
Séparateur horizontal : Espace
Style classique
Nom du rapport revue de presse.fr3

Enregistrement des paramètres de recherche dans une macro.

Fichier de recherche Notices
Équation Collection = ~La Recherche (Paris. 1970)~ et Date parution =2008
Tri Titre Ng
Date parution
Format de sortie revue de presse.fr3
Support Écran
Nom de la macro Revue de presse La recherche 2008.mac

Gestion des prêts

Gestion des champs : N° d’exemplaire / Code exemplaire et N° d’emprunteur / Identité E.

La principale innovation introduite en 2010 concerne le respect des contraintes d'intégrité pour les champs : N° d’exemplaire / Code exemplaire et N° d’emprunteur / Identité E.

Il devient possible dans le mode "Admin" de préciser dans l'onglet "Gestion des autorisations" que les prêts se font uniquement «Par code emprunteurs» et «Par code exemplaire».

En cas d’erreur de saisie ou de code erroné, il n’y a plus de basculement automatique vers les champs N° d’exemplaire et N° d’emprunteur. Il n’y a alors plus de renvoi systématique sur les champs N° d’exemplaire et N° d’emprunteur lorsque le Code exemplaire et l’Identité E. n’existent pas.

Dans le menu "Prêts, Retours, Prolongations" seuls les boutons "Gestion des emprunteurs" et "Gestion des exemplaires" permettent de modifier les fiches. Les boutons "Emprunteur" et "Exemplaire" ne permettent que la consultation.

Dans les menus "Prêts, Retours, Prolongations" et ", Réservation" lorsque l'on saisit un nom ou un numéro d'emprunteur, un bouton œil apparaît en cliquant dessus la photo s'ouvre

Lorsque l'on fait apparaître la liste des prêts et réservations en cours, il est possible en cliquant sur l'intitulé d'une colonne de faire un tri ascendant ou descendant.

Gestion des Emprunteurs

Pour permettre aux utilisateurs de consulter leur compte, de réserver sur Bcdiweb e-sidoc le champ mot de passe ne doit pas être vide.

L'identification permet aux utilisateurs sur e-sidoc d'enregistrer leurs équations de recherche ou leurs paniers de Notices et de communiquer par mél ou sous forme de flux rss le fruit de leur recherche.

L'identification e-sidoc permet aussi aux usagers d'accéder aux ressources externes auxquelles l'établissement est abonné.

Le CRDP de Poitiers propose désormais un nouveau service en ligne pour attribuer automatiquement un mot de passe aux emprunteurs   
Si la gestion des prêts se fait avec l' Identité E ou avec un code à barres sur la carte emprunteur, il est aussi possible d'attribuer comme mot de passe le e n° Emprunteur comme

Le champ "Message" de la fiche emprunteur s'affiche lorsque la fiche emprunteur est sélectionnée lors d'un prêt.

Actuellement la fiche emprunteur ne dispose que d'un seul champ " Tél " ce qui oblige lors de l'importation des données de Sconet à sélectionner soit le champ téléphone des parents soit le champ téléphone portable de l'élève.

Le fichier "Emprunteurs" s’enrichit d'un champ supplémentaire le "Type d'emprunteur" qui peut prendre 3 valeurs : "Responsable de série", "Usager" et "Anonyme".

Affichage des photos d'emprunteurs.

Il est désormais possible d’afficher la photo des emprunteurs au moment d’un prêt

Tri des listes avec les intitulés de colonne.

En Gestion du prêt > Prêts, retours, prolongations, réservations apparaît la liste des Prêts ou réservations en cours que l'on peut classer en cliquant sur l’intitulé d’une colonne (remarquez alors que l’intitulé de la colonne devient bleu pour un tri ascendant ou rouge pour un tri descendant).

Forums

Il est désormais possible de retrouver et de modifier ces fiches « Forum » côté gestionnaire. En Recherche Gestionnaire, à partir du bouton « Rappeler », sélectionnez la macro procédure « ©Lister les commentaires (forum).mac »

Évolutions 2011

La principale innovation concerne en matière de gestion concerne le prêt des séries d'exemplaires. En matière de consultation le fait majeur est la montée en puissance d'e-sidoc pour les fonctions de consultation, d'édition de contenu documentaire, d'accès aux ressources externes et la question de l'intégration du système d'information documentaire avec les autres systèmes d'information.de légalisèrent ou avec les diverses ressources numériques en ligne.

La gestion des séries

Le fichier "Exemplaires" s’enrichit d'un nouveau champ "Série"  La création d'une "série" se fait à partir d'une notice par l’interface de création d’exemplaires avec l'onglet "Création d’une série". Une série d'exemplaires peut être prêtée à un "Responsable de série".

Dans le fichier "Emprunteurs" 'un champ supplémentaire le "Type d'emprunteur" qui peut prendre 3 valeurs : "Responsable de série", "Usager" et "Anonyme" a été mis en place.

Gestion des exemplaires

Dans le fichier "Exemplaires" un nouveau support est apparu : la valise de documents

Ainsi si un exemplaire a en Support « Valise, boîte » un bouton spécifique apparaît lorsqu’’on affiche sa fiche permettant de gérer le contenu de la valise. Lorsqu’’on prêtera une valise, si elle « contient » des exemplaires, tous ses exemplaires seront prêtés automatiquement (ou manuellement, un à un), et au moment du retour, il sera possible de rapporter tous les exemplaires en une seule fois ou les rapporter un à un. Les exemplaires de la valise restent autonomes, il est ainsi possible de prêter un exemplaire d’une valise à quelqu'un d’autre que l’emprunteur de la valise.

En 2011, le fichier "Exemplaires" s'enrichit d'un nouveau champ "Série" qui peut prendre 3 valeurs " Tête de série", "Ex.de série", "Hors de série".

Une série est définie dans BCDI par une Notice générale à laquelle est rattaché un exemplaire " Tête de série" contenant une série d'exemplaires.

 La création d'une "série" se fait à partir d'une notice par l’interface de création d’exemplaires avec l'onglet "Création d’une série". Lors du catalogage d'un document, il est possible de créer la tête de série en même temps que le nombre d'exemplaires. La série peur aussi être crée ultérieurement pour une notice ayant plusieurs exemplaires. Il convient alors de sélectionner les exemplaires de la notice générale rattachés à la série.

Une série d'exemplaires peut être prêtée à un Responsable de série.

Seuls les emprunteurs Responsables de séries sont autorisés à emprunter une série.

Les répertoires des bases et les mots de passe utilisateurs sont désormais enregistrés sous forme cryptée dans le fichier AdmPar.Dat. Ils restent évidemment visibles dans les écrans d’administration.

Gestion du calendrier

Un calendrier des jours ouvrables permet de prendre en compte les périodes de vacances définies dans le calendrier pour la date de retour. Lors d'un prêt si la date de retour tombe sur un jour où le CDI est fermé, c'est le premier jour ouvrable suivant qui sera affiché.

Le calendrier se gère à partir du menu Gestion des prêts/Paramètres de prêts/Gestion d'un calendrier

Pour définir une plage de plusieurs jours faites glisser la souris pour sélectionner une plage de date ou définissez les dates de débuts et de fin dans les paramètres. Puis actionner le bouton « Ouverture » ou bien le bouton « Fermeture ». De même pour les jours de fermeture

Droits de prêt

Les "droits de prêt" permettent de définir des durées de prêt différentes en fonction du type de document et du type d'emprunteur. Il sera par exemple possible de définir que les romans sont empruntables trois semaines, les documentaires, une semaine et les autres documents 3 jours. Pour gérer le prêt avec les droits. Il faut procéder en 3 temps :

  1. Appliquer un "type de  prêt" à chaque "exemplaire". (Roman, Documentaire, Périodique, DVD, etc.)
  2. Définir un "droits de prêt". (Gestion du Prêt / Droits de prêt)
  3. Appliquer le droit de prêt à chaque emprunteur

Appliquer un "type de  prêt" à chaque "exemplaire".

L'affectation d'un "type de prêt" aux exemplaires se fait en utilisant le bouton "modification par lots".

Par exemple pour attribuer le type de prêt "roman" à tous les romans, faites une "recherche expert" sur le fichier Exemplaires", tapez l'équation Cote E. =R- pour retrouver tous les exemplaires dont la cote exemplaire commence par R et puis cliquez sur le bouton "modifier par lots", sélectionnez le champ "Type de prêt" et remplacez le type de prêt pour toutes fiches sélectionnées par "Roman".

Résultat obtenu dans le fichier "Exemplaires".

Définir les "droits de prêt".

Les "Droits de prêt" se définissent à partir du menu "Gestion des prêts" / "Droits de Prêt".

Le terme générique pour désigner tous types de Prêt est "autre".

Dans l'exemple suivant, le droit intitulé "prêt" affectera une durée de 15 jours aux Romans et de 8 jours à tous les autres documents et limitera le prêt à un roman et un autre document

Appliquer un droit de prêt aux emprunteurs

De même pour l'attribution d'un "Droit de prêt" aux emprunteurs. Faites une recherche sur le fichier "Emprunteurs", sélectionnez les emprunteurs avec l'équation Statut M. = ~Elève~ . Faites avec une "modification par lots" et remplacez pour le champ "Droits" la valeur actuellement vide par le nom du "droit de prêt " défini à l'étape 2 (Utilisez le bouton pour récupérer l'intitulé exact).

Le résultat dans la fiche emprunteur est illustré ci -dessous.

Si le champ "Message" de la fiche "Emprunteur" est renseigné, le contenu du message apparaîtra au moment d'un prêt.

Définir un droit "exclusion de prêt ".

Pour définir une exclusion du prêt, il suffit de définir un "droit de prêt" avec une durée de prêt égale à 0 à pour tous

Ensuite dans la fiche emprunteur remplacez le droit de l' emprunteur"prêt" par le droit "exclu".
Vous pouvez aussi ajouter un message "exclu jusqu'à telle date". Ce message sera rappelé lorsque l'emprunteur sollicitera un prêt.

Remarque : si aucun " type de prêts" n'est défini à un exemplaire, ce sont les "paramètres généraux de prêt" qui s' appliquent.

Prolongations des prêts

Vous pouvez utiliser le bouton « Tout sélectionner » pour cocher automatiquement tous les exemplaires.

Au choix, vous pouvez :

- choisir une date (qui sera la future Date de retour prévu de la fiche de prêt). Cliquez sur le bouton à droite de la date pour faire afficher un calendrier qui pourra vous assister dans le choix de cette date

- prolonger d’un certain nombre de jours : cochez « Prolonger de » et tapez un nombre de jours. Un bouton permet aussi de "Tout Sélectionner"

Cliquez sur le bouton disquette pour enregistrer vos modifications.

Nota : si une réservation est portée sur un des exemplaires, cela vous est indiqué.

retards

Édition de la liste des retards.

Nous souhaiterions, dans cet exercice, éditer la liste des retards en nous inspirant de l' exemple ci dessous.
Pour cela, nous allons créer un rapport, ensuite nous enregistrerons les paramètres de recherche, de tri et de sortie dans une macro-procédure.

Création du rapport.

Ce rapport est rattaché à une recherche expert sur le fichier "Prêts"

Les champs "Emprunteurs", "Exemplaires", "Sorti le", "Retour prévu le", "Rappels" et "Dernier rappel le" proviennent du fichie r"Prêts" et le champ "Code Exemplaire" du fichier "Exemplaires"

Dans l'onglet disposition donnez un titre, choisissez une disposition paysage, avec un affichage en tableau, sans séparateur horizontal.

Enregistrez le rapport sous le nom "retards"..

Test du rapport

Fichier de recherche Prêts
Équation

Statut M. = ~Eleve~ et Retour prévu le < " insérez la date du jour au format jj/mm/aa " ) et Retourné le = vide marque : La date du jour peut être obtenue en appuyant sur la touche F5

Tri Classe
Format de sortie retards.fr3

Amélioration de la présentation.

Pour améliorer la présentation, nous allons utiliser le mode expert de l'éditeur de rapport.

Dans BCDI, allez dans le menu Outils/ Éditeur de rapports / Expert
Pour plus de confort, faîtes un zoom à 120 % et cliquez sur le bouton "Aligner sur la grille".

Editeur rapport mode expert

Affinez la présentation et ajustez les largeurs des colonnes.

Enregistrement de la macro-procédure.

Retards classe

Liste des retards par classe.

Dans cet exercice, nous allons établir une liste des retards groupés par classes et emprunteurs en nous inspirant de la présentation ci dessous. Pour cela, nous allons créer un rapport en mode assistant que nous affinerons en mode expert et enregistrerons les paramètres de recherche dans une macro-procédure.

Création du rapport.

Ouvrez l' assistant de création de rapport comme indiqué ci-dessous.

Test du rapport.

Amélioration de la présentation

Dans BCDI, menu Outils, choisissez Éditeur de rapports / Expert.

Pour plus de confort, faîtes un zoom à 120 % et cliquez sur le bouton "Aligner sur la grille".

Supprimez le pied de groupe 1 et le pied de groupe 2 Supprimez entête 1 Décalez les champs [Prêts;Emprunteur] et [Prêts;Exemplaire] Agrandissez les champs [Prêts;Emprunteur] et [Prêts;Exemplaire] pour aérer le rapport.

Test et enregistrement de la macro-procédure

Testez le rapport. puis enregistrez l'équation et le support de sortie dans une macro-procédure pour une utilisation ultérieure.

lettres de rappel

Personnalisation des lettres de rappel

Depuis la version 2.06 de BCDI, la mise en page des lettres de rappels s'appuient sur de nouveaux modèles qui utilisent des balises<div> à la place des tableaux pour la mise en page des informations dans la page. Ces balises ne sont plus gérées par l'éditeur en ligne du Club BCDI. celui-ci devient caduque.

La modification des lettres de rappels nécessite désormais l'utilisation d'un éditeur HTML ( à défaut un éditeur de texte), et impose de vérifier la bonne interprétation des balises BCDI.

BCDI utilise des fichiers modèles au format html pour l’affichage et l’édition des informations. Ces fichiers peuvent être visualisés avec un navigateur et être édités et personnalisés avec un éditeur HTML (ou un éditeur de texte).  Il est possible de tout modifier (couleurs, corps de caractères, disposition, etc.) d’enlever des champs, d’en rajouter, A CONDITION de respecter la syntaxe des <balises propriétaires>.

Syntaxe des Balises de BCDI

Les balises BCDI commencent par <# suivi du nom de la balise éventuellement du nom du fichier et du nom du champ et se terminent par  > par exemple :

Balise Champ : <#Champ Notices Résumé>

    <# pour commencer la balise
   Champ                   pour faire afficher le contenu du champ dont le non suit
   Nom du Fichier     ici fichier Notices
   Nom du champ     ici champ Résumé
   >                          pour fermer la balise

Balise Intitulé : <#Intitule Notices Résumé>

    <# pour commencer la balise
   Inutile                  pour faire afficher l'intitulé du champ suivi de deux points
   Nom du Fichier     ici fichier Notices
   Nom du champ     ici champ Résumé
   >                          pour fermer la balise

Balise Date : <#Date>

Problème rencontré avec les éditeurs HTML

Lors de la saisie avec certains éditeurs HTML le début et la fin des balises BCDI saisies en mode graphique sont transformés dans le code HTM sans que cet altération apparaisse à l'écran

Ainsi dans Dreamweaver lorsqu'on saisit en mode graphique <#Champ Exemplaires Exemplaire> l'éditeur écrit dans le code htm de la page &lt;#Champ Exemplaires Exemplaire&gt; rendant l'interprétation de la balise impossible par BCDI.

Lorsqu'une balise est mal interprétée dans BCDI, le problème provient la plupart du temps du code html généré. Il faut alors vérifier et corriger le code source de la page modèle.

Code saisi en mode graphique

Code htm généré

Code source corrigé

<#Champ Exemplaires Exemplaire> &lt;#Champ Exemplaires Exemplaire&gt; <#Champ Exemplaires Exemplaire>

Remarque : Pour que l'impression soit des lettres de rappels soient correctement interprétée avec la "version 8" du navigateur' "Internet Explorer", il faut que figure sur la dernière ligne du modèle la commande :

<DIV STYLE="page-break-before:always"></DIV>

Modèle simplifié de lettre de rappel avec div

 

sconet

Insertion des nouveaux emprunteurs en début d'année.

Sauvegarde de la base N-1

La gestion des changements de classes en début d'année n'étant pas toujours bien prise en charge par Bcdi, il est souvent plus aisé de supprimer tous les élèves de la bases et d'insérer la nouvelle base élèves en début d'année

Avant de faire cette opération il peut être utile de faire une copie de la base . Cette copie servira de sauvegarde éventuelle et vous permettra d'éditer quelque statistiques sur les prêts, le catalogage

Cette copie qui peut être renommée dataN-1et peut être intégrée comme base supplémentaire dans Bcdi avec le menu "admin".

Suppression des anciens emprunteurs

Pour supprimer élèves de l'année précédente, il ne suffit pas de lancer une recherche dans le fichier Emprunteurs avec l'équation Équation : Statut M. = ~Elève~ et de mettre les fiches à la corbeille car Bcdi ne supprimer les emprunteurs ayant des prêts en cours.

Pour pouvoir supprimer toutes les fiches emprunteurs, il va falloir fictivement enregistrer le retour des exemplaires empruntés.

Afin de ne pas perdre ces emprunts nous allons créer un rapport et imprimer la listes des prêts pour ultérieurement les ré enregistrer

Créer un rapport « emprunts en cours »

   

Imprimer les prêts en cours

En recherche sur le fichier "Prêts" recherche les élèves ayant des prêts en cours

Taper l'équation : Statut M. = ~Elève~ et Retourné le = vide

Choisir comme format de sortie le rapport précédent

3    Enregistrer les retours fictifs

4 Supprimer tous les élèves de la base

 

Importation des nouveaux emprunteurs

L'application de gestion des élèves Sconet a changé de nom. Elle s'appelle désormais  SIECLE, mais la procédure pour récupérer les élèves reste identique.

Récupérer le fichier  "exportCSVExtraction.csv"

La procédure est explicité sur le site académique http://cdi.scola.ac-paris.fr/outils/bcdi2006/extractsconet07.pdf

Dans le fichier importé, les classes sont définies par des chiffre, Il faut donc aussi demander à l'administration la correspondance entre les divisions de SIECLE et les intitulés de classes dans l'établissement.

Ce remplacement des " divisions "par les "intitulés de classe" peut se faire dans le fichier " exportCSVExtraction.csv " en utilisant la la fonction " Remplacer ".d'un " tableur " ou dans Bcdi avec la fonction " changement par lot ".


(Remarque : CVS est un format informatique d'échange de données. Un fichier CSV est un fichier tableur, où les enregistrements sont représentés par des lignes et où les données sur chaque ligne sont séparées généralement une virgule ou un point-virgule. CVS est de abréviation de comma separated values)

La conversion du fichier exportCSVExtraction.csv issu de SIECLE en un fichier " Emprunteurs.xml" importable dans Bcdi peut se faire avec le nouveau service a mis en place par le CRDP de Poitiers http://cyberlib.crdp-poitiers.org/MAJEmprunteurs/ ou avec l'utilitaire "csvxml.exe" qui se trouve le site de Poitiers ( http://club-BCDI.crdp-poitiers.cndp.fr/) dans la rubrique l’outil "Téléchargement"/ " Outils" .

Exercice

Téléchargez le fichier exportCSVExtraction.csv sur votre bureau

Convertissez le fichier exportCSVExtraction.csv en un fichier Emprunteurs.xml

Importez le fichier dans Bcdi. ( Gestion des Emprunteurs / Importer /

Remplacez les valeurs de Divisions par les valeurs de classe avec le fichier équivalence classes/Divisions

Si cette opération n'a pas été faites dans le fichier cvs elle peut être faite dans Bcdi avec une "modification par lots".

Recherchez dans le fichier Emprunteurs

Le changement par lot ouvre un assistant proposant 2 onglets " Valeurs à changer " et " Valeurs de remplacement "

changement_lot_classe

Onglet 1

Onglet 2

Cliquer sur le bouton "Lancer" et " remplacer tout".

Report des prêts en cours

Reporter les prêts en cours

Pour modifier le date par défaut, appuyer sur Prolongation pour indiquer la date de retour prévue

La flèche au bout de la case " Prolonger jusqu'au" ouvre le calendrier

Pertinence

BCDI et e-sidoc

E-sidoc fait parti de la solution documentaire proposé avec BCDI. Il permet un hébergement d'une base BCDI sur les serveurs du CRDP de Poitiers rendant accessible le catalogue du CDI 24 h sur 24, 7 jours sur 7. Ce portail propose une nouvelle interface de recherche qui constitue une alternative aux interfaces BCDI Client et Bcdiweb. Par ailleurs ce portail intègre un éditeur de contenu permettant de mettre en valeur de façon lisible et attractive l'activité documentaire.

Le projet E-sidoc prévoit l’hébergement de 6000 portails. Il est développé en partenariat avec des entreprises privées extérieures dont la société Tosca, avec le CNRS et 8 établissements scolaires pilotes

Présentant E-sidoc ; Conférence de M. Reverchon-Billot, Directeur du CRDP de Poitou-Charentes

.Diaporama de présentation

BCDI et E-sidoc

BCDI reste le logiciel de gestion et de catalogage du CDI

Les bases de données Bcdi et e-sidoc sont distinctes et différentes la base d donnée e-sidoc est alimentée par les données extraites de BCDI mais ces données sont retraitées.

BCDI et E-sidoc s'appuient sur des bases de données différentes. Chaque application a sa structure, son langage d'interrogation. Ainsi, le champ "sujet" d'e-sidoc n'existe pas dans BCDI. Ce champ agrège les contenus des index " mots clé " " descripteur " et "employé pour" de BCDI. L’index "collection" de e-sidoc prend en compte les formes développées et les formes abrégées alors que BCDI ne prend en compte que les formes développées.

Ce transfert entre BCDI et le portail e-sidoc est partiel. Certaines notices ne sont transférées. C'est le cas des MémoNotices (notices de BCDI dont le champ Fiche n° (ID) commence par MF) ou bien des MémoDocNet ' notices dont le champ Fiche n° (ID) commence par MDN ).

Les informations affichées dans e-sidoc diffèrent de celles de BCDI ainsi si votre établissement a souscrit l'abonnement MémoFiches, les articles des revues bulletinées par le CDI apparaissent dans e-sidoc si les MémoNotices existent dans le réservoir même si les MémoFiches n'ont pas été insérées dans BCDI. Par exemple si votre CDI bulletine "Le Monde " même si vous n'avez pas insérer les les MémoNotices du quotidien dans votre base BCDI, les notices d'articles seront visibles sur e-sidoc

Les langages d'interrogation de BCDI et de e-sidoc différent L'opérateur de troncature de BCDI est le tiret - alors que e-sidoc utilise l'astérisque * .

Les choix du CRDP de Poitou-Charentes est de garder BCDI comme logiciel de gestion du fonds du CDI au sein des établissements. Seules  les fonctionnalités usagers sont reportées sur le portail.. BCDI reste le logiciel de gestion pour bulletiner cataloguer, gérer les prêts des utilisateurs.

Le connecteur

Le portail e-sidoc utilise les données de la base BCDI. Ces données doivent être "transmises" régulièrement au portail grâce à un programme spécifique : le connecteur qui assure de manière automatique une importation des données de BCDI vers e-sidoc.

Le connecteur assure une exportation des données de BCDI vers e-sidoc à intervalles régulier. Mais une exportation n'est pas une sauvegarde. Les données exportées sont retraitées. Les bases de données e-sidoc et BCDI sont aussi différentes.

Le connecteur ne fonctionne que si BCDI est installé en Client/Serveur. Le serveur BCDI doit être démarré. Le connecteur ne peut fonctionner qu’avec une version supérieure ou égale à la version 2.12 de BCDI

La mise en place du connecteur comprend deux étapes :
1. la déclaration dans BCDI de la base que l’on désire exporter. La déclaration de la base se fait dans le mode Admin de BCDI. Une seule base par établissement peut être exportée:
2. le paramétrage du connecteur et le démarrage de la synchronisation de la base

Le programme connecteur ExportBCDI.exe se trouve dans le répertoire \BcdiServ\Prog du serveur Bcdi. Sous Windows Vista et versions ultérieures le programme connecteur doit être exécuté en tant qu'administrateur. La case à cocher « Lancer l’exportation BCDI au démarrage de Windows » permet d’inclure le connecteur dans la liste des programmes lancés automatiquement lorsque vous ouvrez une session de travail sur le serveur Windows. Après avoir cliqué sur le bouton « Exécuter », la fenêtre du connecteur est réduite sous forme d’icône, dans la zone de notification Windows, en bas à droite de la barre de tâche. L'exportation par défaut se fait périodiquement, toutes les 1000 secondes.

Les réservoirs

Lors de l'exportation toutes les notices ne sont pas exportées. Pour éviter d'avoir à gérer des échanges de données trop importants et redondants, le CRDP de Poitou-Charentes a choisi de ne pas exporter pour chaque base de CDI les notices MémoFiches, MémoDocNet et Kiosque Onisep. Ces notices sont gérées directement au niveau du portail e-sidoc. De même, les données telles que les fiches auteurs, éditeurs non rattachées à une notice ou marquées à catalogue NON ne sont pas exportées.

Hormis ces réservoirs, les données produites ou complétées par le documentaliste (ex. notices MémoElectre) sont transférées de BCDI via E-sidoc.

Principe de fonctionnement pour les MémoDocNet

Aucune des notices générales et notices de parties ne sont exportées si l'identité des dites notices commence par MDN. Le CRDP garantit ces données à l’année N et N-1 mais pas au-delà.

Conséquence les modifications des données effectuées par le documentaliste ne sont pas visibles sur le portail mais uniquement dans BCDI

Principe de fonctionnement pour les MémoFiches

Aucune des notices de parties ne sont exportées si l'identité des dites notices commence par MMF. Avantage : L'intégrité des données est désormais conservée. Le CRDP assure pour chacune des notices générales d’un numéro de périodique que les notices de dépouillements sont présentes dans le catalogue. Si l'établissement est abonné aux MémoFiches pour d'une année les notices de dépouillement sont automatiquement présentes dans le catalogue. Le catalogue est mis à jour dès que le réservoir l’est, c'est-à-dire que cette mise à jour peut se faire avant que le documentaliste ait importé ces notices dans sa base. Inconvénients : Les modifications des données effectuées par le documentaliste ne sont pas visibles dans le catalogue du CDI sur e-sidoc mais uniquement dans BCDI.

Principe de fonctionnement pour les notices kiosque Onisep

Pour les notices dont l'identité commence par ONISEP, seule l'identité est transférée. Hormis ces réservoirs, les données produites ou complétées par le documentaliste (ex. notices MémoElectre) sont donc transférées de BCDI via e-sidoc.

E-sidoc / Bcdiweb

E-sidoc est présenté comme un OPAC (Online public accès catalog) de nouvelle génération. C'est un catalogue en ligne hébergé sur un serveur web permettant de consulter la base documentaire. Marc Maisonneuve, Ingénieur  de la société Tosca Consultants, qui a contribué au développement d'e-sidoc explicite dans un article les 10 bonnes raisons de choisir un OPAC de nouvelle génération.

Dans cette exercice nous allons comparer la recherche dans les catalogues de Bcdiweb et d' e-sidoc

L'interface de recherche

Nous remarquons que les deux interfaces d'accueil en recherche simple présentent des similitudes. Il s'agit d'un écran dépouillé qui pastiche celui de Google et qui comporte une seule zone de saisie dans laquelle l'usager est invité à se saisir sa recherche.

Les champs de la recherche dans Bcdi

Dans la Bcdiweb les termes sont recherche dans  5 champs :

Dans e-sidoc quel que soit le mode de recherche utilisé, 7 index sont proposés à l'usager: 

Le langage d'interrogation

La troncature

Dans BCDI, il n’y a pas de troncature implicite à droite. La recherche porte sur la chaîne de caractères exacte.
L’opérateur de troncature est le signe moins ‘’-’’

Dans e-sidoc la syntaxe d’interrogation est plus standard, comme la plupart des bases de données la troncature est indiquée par l’astérisque ‘’*’’.

Ainsi dans une recherche experte pour obtenir la liste des romans il faut saisir cote=r- dans BCDI et Bcdiweb et cote=r* dans e-sidoc

Exercices : Utilisez l'opérateur de troncature pour trouver combien de livres sur les fractal(es) existent dans la base.

Les expression exactes

Les guillemets sont utilisés pour la recherche d’une expression dans e-sidoc contrairement à BCDI qui utilise le signe ~ .

Les opérateurs booléens

L'espace entre deux termes est considéré dans les deux cas comme un opérateur booléen ET.

En recherche simple dans e-sidoc, l’utilisation des opérateurs booléens OU et SAUF est possible sur un champ (il faut les indiquer en majuscules dans la recherche).

Interagissement implicite de la recherche

Dans Bcdi la recherche s'appuie sur un dictionnaire qui élargit la recherche aux termes équivalents (synonymes ou autres formes d’un mot, singulier ou pluriel...).

Dans e-sidoc en recherche simple la recherche sur un terme est élargi avec un algorithme lemmatisation ( snowball) .qui recherche l’expression exacte et les terme ayant la même racine

Aide à la recherche

Dans e-sidoc, un encadré "Aide à la recherche" dans la colonne de droite rappelle les règles de syntaxe aux utilisateurs en recherche simple comme recherche avancée.

La recherche avancée

Les limites de la recherche simple

L'intitulé sur la ligne de saisie de recherche simple d'e-sidoc est trompeur. On pourrait penser que la recherche porte sur tous les champs et qu'il est possible de mentionner un mot du titre et un mot du nom de l'auteur ou du nom de la collection pour trouver les notices correspondant. Nous allons constater qu'il n'en est rien.

Si vous cherchez dans le catalogue Aragon. Aurélien. Gallimard vous obtenez comme réponse 0 notice

Il faut passer en recherche avancée dans e-sidoc, pour constater qu'une notice existe

Il est regrettable que la recherche de plusieurs termes ne fonctionne que sur un seul champ et non sur tous les champs bibliographiques comme c'est le cas dans les catalogues de nombreuses librairies en ligne ou dans le catalogue de MémoElectrePlus

Exercice : Avec Bcdiweb, e-sidoc et MémoElectrePlus répondre à ces questions :

La recherche avancée permet d'affiner la sélection en précisant la date de parution, la nature et le type de document.

Autocomplétion

Lorsque l’utilisateur choisit la recherche par "titre", "auteur", "sujet", "éditeur" ou "collection" un index des existants lui est proposé (Autocomplétion). .L'index des collections est enrichi d'un index de valeurs équivalentes pour faciliter la recherche sur la collection. L'index sujet correspondant à l'index des Descripteurs enrichi de l'index Employé Pour et de l'index des Mots Clés

Vous constaterez dans l'exercice suivant que le positionnèrent dans l'index des existants dans e-sidoc est beaucoup plus réactif que dans Bcdiweb et n'est plus une gêne à la recherche.

Exercice :

Utilisez l'interface de recherche avancée d' e-sidoc et de Bcdiweb pour retrouver ::

La recherche en mode expert

Par défaut le mode expert dans e-sidoc n'est proposé qu'à l'administrateur.

Le mode expert permet la recherche sur un plus grand nombre de champs. En particulier le champ cote. En mode expert quatre critères de dates: Date de parution ; Date de saisie du document ; Date de modification du document ; Date de saisie de l’exemplaire dont proposés. Ces différents critères peuvent être croisés. Par exemple, pour affiner une équation de recherche sur les nouveautés, on peut spécifier une date de parution et une date de saisie de l’exemplaire.

Affichage des résultats

La pertinence

Dans Bcdi est dans e-sidoc les résultats sont affichés en fonction de leur pertinence. Mais le calcul de celle diffère.

Le tri par pertinence rend le feuilletage beaucoup supportable y compris lorsque la liste des résultats est relativement longue.

La pertinence est le poids de la notice, elle s’obtient par addition de valeur de pondération des champs de la notice (cf. documentation). Le calcul de pertinence dans e-sidoc diffère du calcul de pertinence dans BCDI.

Les différentes pondérations sont additionnées pour donner la pertinence de la notice

Pertinence dans Bcdi

Champ de réponse

Coefficient de pondération

Descripteur

20

Mots Clés

16

Résumé

4

Titre     

2

Pertinence dans e-sidoc

Champ de réponse

Coefficient de pondération

expression exacte

750

adjacence

150

AND

100

La présentation des résultats

Dans e-sidoc, l’usager a le choix entre le feuilletage des résultats et la restriction l’aide des facettes.

La présentation des résultats est enrichie automatiquement par divers éléments issus d’autres sites disponibles sur le net (vignettes de couverture de livre, couvertures pour certains titres de périodique, imagettes de la page d'accueil des sites internet, biographies de l’auteur.

De plus pour les établissements ayant un abonnement MémoElectre ou MémoElectrePlus, les notices s'enrichissent d’une image de la couverture, du sommaire, de la 4ème de couverture, de table des matières, et d'un, résumé si les informations existent sur Electre. Au niveau 2, pour les fictions, la biographie de l'auteur est reprise dans Wikipédia.

Les imagettes peuvent éviter la lecture de longues notices et peuvent permettre de mieux  évaluer la pertinence des documents (différence entre MémoElectre et MémoElectre plus)

Les facettes

La navigation à facettes donne une vision structurée des résultats et permet d’accéder rapidement à un groupe de notices qui répondent à la demande.

Avec les facettes, le choix du critère se fait dans un second temps. L'utilisateur est beaucoup moins gêné par le bruit, si aucun critère n'est mentionné dans Bcdiweb ou le silence caractéristique d'un filtrage top sélectif.

 A la suite d’une recherche, e-sidoc propose, dans la colonne située à droite,  une vue générale des résultats « par facettes ». Elle permet notamment d’affiner la recherche. 8 facettes sont activées dans l’ordre suivant :

Les 2 niveaux d'affichage

Pour donner une plus grande lisibilité l'affichage des notices se fait en sur 2 niveaux

Le premier niveau met en valeur le titre, le résumé et la localisation et la disponibilité du document. La présentation évite le vocabulaire documentaire

Pour faciliter la lecture les autres informations sont reportées dans un second niveau qui permet aussi de rebondir sur les documents connexes du même auteur du même éditeur, de la même collection.

L'affichage sur 2 niveaux d'affichage des notices rend la lecture plus facile que dans Bcdiweb en particulier lorsqu'il y a plusieurs exemplaires pour un document

La mise en page facilite avec la mise en valeur des imagettes rend le feuilletage plus agréable

Les réflexions sur l'ergonomie de la recherche, l'effort de lisibilité dans la mise en page, la mise en valeur de la disponibilité et de la localisation des informations contribuent à l'efficacité pédagogique.

Les imagettes

Livres Suite à un accord avec la société Electre et le CRDP de Poitou-Charentes, les imagettes de couverture de livres sont directement affichées pour tous les établissements abonnés à e-sidoc. S’il existe dans la base Electre.com une vignette correspondant à l’EAN ou l’ISBN de la notice, alors l’imagette de la couverture livres est affichée.

Sites internet si MémoDocNet, la vignette du site internet est automatiquement présentée.

Périodiques Le CRDP de Poitou-Charentes a signé un accord commercial avec une société fournisseur de couvertures de périodiques. Si, pour le titre du document donné, il existe l’image du périodique dans le réservoir-correspondant, elle sera affichée.  Cet affichage ne se limite pas aux périodiques dépouillés dans les Livres : MémoFiches.

Éléments issus d’Electre, pour les abonnés au service MémoElectre, si dans la base Electre.com une biographie de l’auteur, une table des matières, une quatrième de couverture ou un élément de feuilletage correspondant à l’EAN ou l’ISBN de la notice, alors un lien présentant ces élément est affiché.

Les onglets

  1. « Où trouver le document »
  2. « Notes complémentaires
  3. « Notes complémentaires
  4. « Ressources associées » Cet onglet affiche les ressources liées aux notices. Seules les ressources commençant par HTTP ou FTP sont affichées.
  5. « Biographie wikipédia»

Les informations connexe de niveau 2

Intégration dans le portail de ressources externes

Recherche dans d’autres bases e-sidoc

L'administrateur peut intégrer à son portail la recherche sur d'autres portail e-sidoc. cette option est proposée aux usagers en recherche avancée

Recherche vers d'autres ressources éditoriales

Le CRDP de Poitou-Charentes a travaillé avec un certain nombre d'éditeurs afin d'intégrer facilement leurs ressources numériques dans un portail E-sidoc.

Les ressources des éditeurs intégrées à au portail E-sidoc sont

Pour qu'une recherche sur une ressource éditorial externe soit possible dans le portail E-sidoc, i1 faut que l'établissement: ait publié son portail (à la fois le moteur de recherche et la partie CMS) et qu'il ait un abonnement en cours à la solution documentaire (BCDI et E-sidoc) et un abonnement en cours auprès des éditeurs de ressources

Le degré d'intégration des résultats est variable.(cf. documentation).

La ressources peut-être proposée au sein d'une rubrique. La ressource d'un éditeur est visible dans la colonne de droite sous la forme d'une image cliquable.

Quand un utilisateur clique sur la ressource, le portail affiche la page d'authentification. L'usager doit alors saisir son code identifiant et mot de passe e-sidoc. Une fois. reconnu sur le portail e-sidoc, l'utilisateur se connecte à la ressource sans authentification supplémentaire.

Recherche fédérée

Dans la forme la plus intégrée, à la façon des métamoteurs, les résultats des différentes sources sont réunis dans la même liste et des facettes permettent de cerner les sources.

Ainsi il est possible de rechercher une ressource du site TV à partir de la rubrique "chercher dans la base du CDI" Les notices du site tv sont traitées comme un réservoir (à l'instar des MémoFiches et MémoDocNet) Les résultats de recherche s'affiche selon les critères de pondération habituels. Lorsque le moteur trouve des notices une facette propose un nouveau type de document "Vidéos su site Tv" permet de sélectionner ces notices.

site tv

Les concepts bibliothéconomiques

Un autre parti pris d'e-sidoc est d'éviter les concepts bibliothéconomiques dans la recherche et dans l'affichage des résultats

L'usager n’a pas à maîtriser les notions documentaires ni à connaître la logique booléenne, celle-ci est prise en charge de manière implicite tant au niveau de l’interprétation de la requête (recherche avec tous les termes de la requête soit un ET logique

En recherche simple uniquement, le moteur de recherche va également rechercher sur la racine des mots (snowboard, algorithme de stemming qui recherche la racine d'un mot). Par exemple, l’utilisateur tape « orientation » : le moteur va aussi bien rechercher le mot "orientation" que le mot "orientera" ou que le mot "orienter". Par contre, si le moteur trouve le mot exact dans une notice, cette notice aura plus de poids que celle dont le mot est une racine du mot recherché donc elle sera affichée parmi les 1ers résultats

Ce parti pris de simplicité était aussi présent dans Bcdiweb avec le dictionnaire qui étendait la recherche d'un terme à celles des notions équivalentes.

La question se pose du point de vue de l'efficacité pédagogique de savoir s'il faut privilégié la recherche simple ou la recherche avancée compte tenu des limites décrites précédemment

Par ailleurs on peut regretter lorsque le CMS d'e-sidoc est activé que la recherche simple et la recherche avancée ne soient pas mieux mises en valeur sur l'écran d'accueil. L'usager doit faire trois clics pour arriver à l'écran de recherche avancé ce qui n'est pas très incitatif

Le bruit et le silence

L’approche didactique est différente dans ces deux catalogues pour restreindre la recherche à un type de support. Alors que dans Bcdiweb la sélection doit être pensée avant de lancer la recherche en activant le bouton "extension de recherche", dans e-sidoc la saisie de la requête se fait avec un ou deux mots sans plus de précision, et c'est après avoir saisie sa requête que l'utilisateur est amené à l'affiner par le biais de facettes.

Dans e-sidoc le choix a été fait de privilégier le bruit par rapport au silence qui renvoie à l’usager une image peu valorisante (il ne maîtrise pas les techniques bibliothéconomiques) et qui risque de repartir en concluant que la bibliothèque ne disposait pas des documents recherchés.

Pour éviter ce silence les nouveaux OPAC mettent en œuvre plusieurs techniques : recherche dans toutes les zones de la notice (sans demander à l’usager de spécifier le point d’accès à utiliser), extension automatique de la recherche aux  mots proches du terme saisi ( mot ayant la même ayant la même racine).

L'idée pédagogique de cette nouvelle approche est que le bruit gêne moins l'usager que le silence. Mais pour que cette multitude de propositions ne soit pas gênante les références sont triées par ordre de pertinence, les facettes affichent les résultats par groupes facilitant ainsi la restriction à tel ou tel ensemble de notices présentant un point commun (même auteur ou même date de parution, même support, etc..).

La saisie d’un terme se fait sans mention du moindre critère d’accès Les notions documentaires sont évitées. L’usager n’a pas non plus à connaître la notion de champs bibliographiques ni la logique booléenne.

Exploitation pédagogique

Divers icônes incitent les usagers à exploiter le résultat de leur recherche.

Les boutons suivants permettent de "ajouter une notice au panier", "Citer les documents du panier avec un format citation de référence bibliographique", le bouton « Mon panier » affiche l’état du panier.

Dans les BCDI les emprunteurs dont le champ est marqué OUI et dont le champ mot de passe est renseigné disposent d' un compte utilisateur dans E-sidoc.

Ce compte leur permet de prendre connaissance de leur compte lecteur (prêts en cours, prêts en retard, demandes de réservations, l’historique des prêts).et sauvegarder des paniers de notices et des équations de recherche. L’espace personnalisé permet aussi de "créer des alertes" sur un sujet d' "Adresser par courriel les références d'un panier" à un internaute de "partager un panier sur un réseau social".

Les paniers regroupent des notices sélectionnées manuellement par le lecteur alors que les équations de recherche permettent d'afficher à chaque fois en temps réel les notices présentes dans BCDI

Bcdiweb ne permet que de gérer un seul panier durant une session. Ce panier peut être imprimé au cours de la session mais ne peut être sauvegardé.

Exercices

Dans Enregistrez un panier "cœur : fictions anglaises" ( cote 820 ces 3 notices et envoyez vous le contenu du panier sur votre adresse mail

Citer ses sources

Bcdiweb et e-sidoc propose une fonctionnalité pour expliquer comment citer les références d'un panier.

Exercice : Sélectionnez pour le sujet " acoustique" un panier de notices comprenant 2 articles de périodique, 2 sites internet, 2 livres et analysez le format de citation. Envoyer votre panier par màl

Mise en valeur l'espace documentaire

La base de données e-sidoc peut s'articuler avec l'éditeur de contenu du portail. Il est très facile d'afficher de manière automatique et actualisée les nouvelles acquisitions, ou des listes thématiques, des coups de cœur.

Macro-procédures

Lors d'une recherche en mode gestionnaire il est possible de mémoriser dans un fichier appelé macro-procédure les paramètres suivants

Les macro-procédures sont enregistrées par défaut dans le dossier "Macros". Le fichier macro-procédure porte l'extension mac

Le rappel d'une macro procédure lors d'une recherche Gestionnaire permet de récupérer instantanément ces 4 paramètres enregistrés.

Les macro-procédures sont très utiles pour les requêtes répétitives comme le récolement, l'édition de bibliographies, l'édition d'états ou la gestion des retards.

Bcdi propose divers macro-procédures pour me récolement, les commandes, les indicateurs d'activités, de diffusion et d'édition

Les rapports et états statistiques produits par le CRDP de Poitiers sont regroupés dans le sous-dossier © dans les dossiers "Rapports" et "Statistiques".

Le nom des macro-procédures produites par le CRDP de Poitiers commence par le caractère©.

Sauvegarde des fichiers persoannalisés

Si vous modifiez des fichiers "rapports", "macros", "modèles", "statistiques" sur un poste, les modifications ne s'appliqueront que sur cet ordinateur

Pour que les fichiers modifiés s'appliquent sur d'autres ordinateurs, ils doivent être recopiés sur chaque ordinateur du centre de documentation dans le bon répertoire.

Pour faciliter ces transferts entre ordinateurs, il peut être intéressant de créer sur le réseau un dossier partagé. Ce dossier "bcdi_personnalisation" contiendra les quatre sous dossiers "Rapports", "Modeles", "Statistiques"," Macros ". Les fichiers que vous aurez modifiés seront recopiés systématiquement après avoir été testés.. Ce dossier partagé sert à la fois de sauvegarde et de réservoir pour recopier une modification sur tous les ordinateurs du CDI

Ce dossier de sauvegarde peut par ailleurs s'avérer très utile si à la suite d'une mise à jour du logiciel certains de vos fichiers ont été écrasés.

 

Indicateurs

Indicateurs d'activité et de diffusion

BCDI propose dans les menus "Diffusion, Édition" et "indicateurs d'activités" divers indicateurs.

Les indicateurs correspondent à des macro-procédures qui sont enregistrées dans les sous-répertoires "Activités Fonds", "Activités Publics" , "Catalogues", "Nouveautés"du dossier "Macros".

Les sous-répertoires "Catalogues" et "Nouveautés" du dossier "Macros" correspondent aux onglets "Nouveautés" "Catalogue" du menu "Diffusion, Édition".

Les sous-répertoires "Activités Fonds", "Activités Publics" correspondent aux onglets "Activités de gestion du fonds" et "Activités des publics".

Les noms de ces sous-répertoires ne doivent pas être modifiés. Mais leur contenu peut être modifié. Il est possible de créer, modifier, supprimer des rubriques et des requêtes

Comprendre la structure

Si nous activons le menu "indicateurs d'Activités" de Bcdi, deux onglets apparaissent "Activités de gestion du fonds" et "Activités des publics".

Ces onglets correspondent aux sous-répertoires "Activités Fonds" et "Activités Publics" du dossier "Macros".

De même Si nous activons le menu "Diffusion, éditions " de Bcdi, deux onglets apparaissent "Nouveautés" et "Catalogues".

Ces onglets correspondent aux sous-répertoires "Nouveautés" et "Catalogues" du dossier "Macros".

Si nous activons l'onglet "Activités des publics" de Bcdi nous voyons qu'il comprend 4 rubriques "Documents empruntés", "Emprunteurs" , " Prêts" "Réservations".

Ces quatre rubriques correspondent aux quatre sous-répertoires du dossier "Activités Publics".

Pour créer ou supprimer une rubrique dans un onglet, il suffit de créer un sous-répertoire supplémentaire dans le dossier " Activités Public".

Comme le montre l'illustration suivante, les requêtes qui s'affichent dans la rubrique correspondent aux macro-procédures enregistrées dans le dossier.

Le © au début du nom de la macro indique que ces macros-procédure ont été produites par le CRDP de Poitiers.

Lire une requête

Par exemple dans le menu "Diffusion Édition", l'onglet "Nouveautés" propose plusieurs rubriques qui permettent d'éditer la liste des nouveaux périodiques ou des nouveaux ouvrages hors périodiques dans 3 formats différents.

Pour rappeler la macro-procédure permettant d'éditer les fictions classées par titre au format bibliographique.

En "Recherche Gestionnaire Notices", positionnez vous dans le dossier "Nouveautés" puis dans le dossier "Hors périodiques 'biblio)" puis dans le dossier © qui regroupe les macro-procédures édités par Poitiers.

Sélectionnez la macro : © Fictions classées par titres.mac et analysons la

Exercices 1 :

Analysez et évaluez la pertinence des indicateurs d'activités proposés dans les menu "Diffusion, Édition" et "Activités des publics".

En particulier

Activités Fonds / Acquisitions / Répartition en nombre ou en cout par cotes

Activités Fonds / Etat du fonds / Répartition documentaires par cote et périodes de parution

Activités Fonds / Etat du fonds / Répartition fictions par natures et périodes de parution

Activités Fonds / Etat du fonds / Répartition par cote et périodes de parution

Activités Publics / Documents empruntés / Documents les plus empruntés

Activités Publics / Documents empruntés / Documents non empruntés (Documentaires)

Activités Publics / Documents empruntés / Documents non empruntés (Fictions)

Activités Publics / Emprunteurs / Répartition par classe des emprunteurs ayant emprunté

Activités Publics / Emprunteurs / Taux d'emprunteurs par classe

Activités Publics / Emprunteurs / Répartition des prêts

Nouveautés / Documentaires / Documentaires groupées par supports et classées par titres en précisant la date de saisie de l'exemplaire

Nouveautés / Documentaires / Fictions groupées par natures et par genres

Exercices 2 :

Supprimez la rubrique "Documents audio" de l'onglet "Catalogues" dans le menu "Diffusion, Édition" de Bcdi

Indicateurs

Création Indicateurs

Créer une rubrique Inventaire

Dans cet exercice, nous allons voir créer une rubrique "inventaire" dans l'onglet "Catalogue".

 

Pour cela, fermez BCDI et ouvrez l’explorateur de fichiers de Windows (clic droit sur le bouton "Démarrez" puis "Explorer").

Allez dans le dossier "BcdiServ/Macros" puis dans le sous-dossier "Catalogue".

Créez dans le sous-dossier" Catalogue" un nouveau sous-dossier intitulé "Inventaire".

Ouvrez BCDI et vérifiez que une nouvelle rubrique "Inventaire". été créée.

Création des requêtes

En "Recherche Gestionnaire" sélectionnez "Exemplaires", tapez l’équation : Cote E.= 0- et Statut = ~En service~ pour recenser les documents de la cote 0.

Classez les exemplaires par  "Cote exemplaire",   "Exemplaire",   "code exemplaire".

Utilisez comme "format de sortie" le "rapport" "©RecolementSupportCotes.fr3 " situé dans le répertoire " © " du dossiers " Rapports ".

Affichez, le résultat,

Enregistrez tous ces paramètres dans le dossier Macros \ Catalogue \ inventaire sous le nom classe 000.mac

Procédez de même pour créer les macros correspondant aux classes 100, 200, 300, etc.

Vérifiez que les nouvelles macros ont bien été créées dans la rubrique Inventaire de l'onglet "Catalogue" du menu "Diffusion, Éditions"

Remarque : si vous souhaitez que vos macros apparaissent en gras, faîtes débuter leur nom par le caractère © (obtenu en laissant enfoncée la touche ALT et en tapant le code 0169 sur le clavier numérique).

Exercice complémentaire

Dans " Diffusion, éditions" \ "Nouveautés", créez une rubrique" Livres en langue étrangères" et intégrez les trois macros suivantes à cette rubrique.
Livres en anglais :

Livres en allemand

 

Indicateurs

Édition de feuilles de calcul

Comme pour les rapports, la feuille de calcul se prépare grâce à un assistant lancé depuis le menu « Outils », « Édition des feuilles de calcul »

. La feuille de calcul sera utilisée, à l’issue d’une recherche expert, en choisissant le format de sortie « Feuilles de calcul ».

Dans cet exercice nous allons créer une feuille de calcul pour éditer le nombre de livres saisis par an comme de l'illustration suivante.

L'assistant découpe l’opération en quatre étapes matérialisées par des onglets.

Dans le premier onglet, on va déterminer le fichier de recherche et définir le champ colonne et le champ ligne.

 

Dans l'onglet suivant nous préciserons les valeurs de colonnes

Dans l'onglet suivant nous préciserons les valeurs de lignes

Cliquer sur le bouton Terminer enregistrez la feuille de calcul sous le nom "Livres saisis par an.Sta"

Utiliser la feuille de calcul

Enregistrez la Macro dans l'onglet Catalogue du menu "Diffusion, Édition"